Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 3. szám - Művelődési Minisztérium. Levéltári Igazgatóság: A Művelődési Minisztérium Levéltári Igazgatóságának munkautasítása a levéltári anyag mikrofilmezése tárgyában / 535–541. o.

B/ VÁLOGATOTT KISEBB LEVÉLTÁRI EGYSÉGEK MIKROFILMEZÉSE /Rendelésre történő filmezés/ 1. A mikrofilmezendő iratokat a szokásos módon őrjegy ellenében kell kiemelni eredeti őrzőhelyükről. a/ Ha a megadott jelzet nem alkalmas az irat megtalálására, akkor a helyes jelzet megállapítása érdekében a referenceszolgálat keretében szokásos mértékben kell kutatást végezni, b/ A kiemelt ügyiratokat jelzetrendben kell egymásután rakni, o/ Ha a megrendelő az iratokat a jelzetrendtől eltérő sorrendben kivanja felvételeztetni, ezt az igényét - ha kivitelezése megvalósítható és aránytalanul nagy többletmunkával nem jár - előzetes megbeszélés után figyelembe kell venni. 2. A fentiek szerint filmezésre kiemelt és előkészített iratokat jegyzékbe kell foglalni. a/ A jegyzéknek olyan módon kell az iratokat felsorolnia, hogy az igy megadott jelzetek irodalmi idézéséhez minden szempontból kifogástalanok legyenek. Törzsszámok, rövidítések stb. csak akkor alkalmazhatók, ha előzőleg a teljes szövegű címszó már előfordult és a rövidítéssel való összefüggésre utalás történt. /A közismert és közhasználatú rövidítésekre - mint például: m.kir.; k.uuk. - ez nem vonatkozik/ b/ A jegyzék az A-4-f. pontban meghatározott példányszámban készítendő. c/ Amennyiben a filmezést az anyagot őrző levéltár végzi, el lehet tekinteni külön jegyzék készítésétől, ha a megrendelés jelzetei kifogástalanok vagy csekély javítással azzá tehetők; nem szükséges külön jegyzéket készíteni, ha a jelzet egy szokásos házi /pro domo/ feljegyzés keretébe foglalható . d/ Ha a filmezés nem az iratokat őrző levéltárban történik, akkor az igy készített jegyzék egyben kölcsönzési jegyzék is. 3. Ha a levéltári anyag kutatása korlátozott, illetőleg kutatása csak külön engedéllyel lehetséges, ugy a levéltári anyagot őrző levéltár /nagyobb levéltár esetében az illetékes levéltári osztály/ vezetője köteles elbírálni, hogy a mikrofilmezéshez szükséges engedély megvan-e, s a levéltári anyagot csak ennek birtokában adhatja át mikrofilmezésre. A mikrofilmet készítő nem köteles vizsgálni, hogy a külön engedély rendelkezésre áll-e. 540