Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

az iratforgalom fegyelmének megszilárdítására is szükség van - lehetőleg kerülni kell, A másik kérdés, amire nyomatékkal fel szeretném hivni a figyelmet - anélkül, hogy bárki érzékenységét is sérteni szándékoznám - az az ügyintézők iratkezelési feladatainak az iratkezelési szabályzatban való rögzítése. A szabályzat ezen része és e pontok ismeretének megkövetelése az ügyintézőktől, kulcskérdése az iratkezelési reformnak. Ugyancsak ki kell emelni a szabályzatban rendezendő kérdések közül az irattár szervezeti helyének kérdését* E probléma általában szorosan Összefügg az ügykezelés szervezetével. Decentralizált ügykezelés esetén általában szervezeti egységenként kell irattárat szervezni, az osztálykezelőiroda melletti központosított ügykezelés esetén általában csak központi irattár van* Itt is el kell azonban mondani, hogy helyes, ha az iratok annak a helynek a közelében vannak, ahol azokat használják; ezért célszerű osztályirattárak létesítése, sőt még célszerűbb, ha az ügyintézőnél van az irattár azon része, amelyre az adott ügyintézőnek - és csak neki - feltétlenül szüksége van. A mennél decentralizált abb irattárszervezettel kerülhetjük csak el a dupla, vagy sokszoros irattárképzés kóros gyakorlatát, tehát azt, hogy mivel a naponkénti munkához szükséges ügyiratok tömegét a központi irattárból nehézkes kikérni, ezek másolatát maguknál gyűjtik, irattározzák az ügyintézők. Lehet tehát központi irattár, osztályirattár és az ügyintéző kezelésében is lehet az irattári lehet viszont ezeket az irattárszervezési lehetőségeket - s ez a legpraktikus-abb megoldás kombinálni is. Becentralizált irattározás esetén is kívánatos központi irattárat is szervezni. Az iratokra ugyanis a folyó ügyintézésben általában két évig van vagy lehet szükség. Ezen idő alatt az iratokat az ügyintézés közvetlen közelében helyes kezelnie Később a folyó ügyintézésben egyre kevésbé lesz rájuk szükség, megváltozik fokozatosan az iratok iránti érdeklődés jellege: egyre inkább az ügyek össze- függései, az általánosítható megfigyelések, a vezetés tudományos megalapozásának a szempontjai kerülnek előtérbe. Éppen ezért kell két év múlva a folyó ügyintézés közeléből elvinni s központi irattárba elhelyezni az iratokat. Kis szervnél - ahol esetleg csak központi irattár van - ez a közbeeső lépcső természetesen kiesik. Kiemelném az iratok irattáron belüli csoportosításának a kérdését is. Gélszerű és kívánatos, hogy az irattári rend /központi irattár esetén is/ kövesse a szerv szervezeti felépítését; kívánatos, hogy azonnal az irattári terv szerinti tételbe soroltassák be az irat; az irattári tételen belül pedig az iratnyilvántartás rendjének megfelelően alapszámok, iktatószámok, lajstromszámok stb. sorrendjében célszerű elhelyezni az egyes iratokat. Elképzelhető az is, hogy az osz183