Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

tály-irattárba való elhelyezésnél nem veszik figyelembe az irattári terv szerinti csoportosítást, s ezt csak a központi irattárban*, vagy az iratok első selejtezése alkalmával viszik keresztül. Ez esetben azonban a szerv megfosztja magát az iratokban való tájékozódás egyik igen fontos lehetőségétől. Elképzelhető, hogy az iratokat évenként újrakezdő™ dően csoportosítják irattári tételekbe, de elképzelhető az is, hogy az irattári tételeken belül az időelem, tehát az évenkénti tagolás csak másodlagosan jön tekintetbe, A köny™ nyebb tájékozódás szempontjából az utóbbi megoldás célszerűbbnek látszik. Ugyancsak az irattárba került iratok biztonságos megőrzése, de a bennük való gyors tájékozódás érdekében is kötelezővé kell tenni irattári jegyzék készítését, vagyis évenként, raktári egységről raktári egységre haladva el kell készíttetni az irattárban lévő iratok jegyzékét. Ebben iratok esetében fel kell tüntetni a doboz, vagy iratcsomó számát, az irattári terv szerinti tételszámot /az ezen belüli esetleges tagolás jelzését, pl. A-H-ig/ s az évszámot; nyilvántartások esetében a kötet, vagy dobozszámot, a szervezeti egység jelét, az évszámot, a nyilvántartási számok keretét, irattári sorkönyv, illetve szerelőkönyv esetén ,ha0önl<5 adatokat; ugyanezen adatokat kell feltüntetni az idegenszámmutatóknál is; mutatók esetén gzijrfcér) a kötet, vagy dobozszámot, az évet és a mutatózás szempontja szerinti jelek kéretét. E jegyzék alapján kell átadni a későbbiek folyamán az iratokat s nyilvántartásukat, segédleteiket az osztályirattárból a központi irattárnak s később a levéltárnak. Az iratkezelési szabályzatban rögzitendő kérdések köréből kiemelném még, mint e téren merőben uj megoldást hozó pontot, az íratok selejtezésének módjáról szóló részt. Az irattár anyagát ötévenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyek kiselejtezhetők s az irattári terv szerint őrzési idejük lejárt. Ügyelni kell ennek során arra, hogy visszatartassanak a kiselejtezhető tételekben esetleg előforduló?további őrzésre számottartó darabok, valamint azok az iratok, amelyek magánfelek tulajdonát képezik s ezeknek visszaadhatok. Intézkedni kell az iratkezelési szabályzatban az iratselejtezés lebonyolításakor felveendő jegyzőkönyvről, arról, hogy milyen adatokat kell ennek tartalmaznia. /Mely szerv, mikori selejtezéséről készült, milyen évi iratokat, mely tételeket /felsorolva/ selejteztek, a kiselejtezett tételekből tartottak-e valamit vissza, s mit? Milyen mennyiségű /kiló/ iratanyagot selejteztek ki, kik végezték s kik ellenőrizték a selejtezés r?/ A kiselejtezés tényét az irattárban készitett irattári jegyzékben fel kell tüntetni. 184