Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

telmüen meg kell határozni az iratkezelési szabályzatban az iratok átvételének, a postabeosztásnak, az érkeztetésnek, a nyilvántartásbavételnek, az előiratok szerelésének, az iratok átadásának, szignálásának, az előadók, tehát az érdemi ügyintézők feladatainak, a tisztázat elkészítésének, a továbbításnak, az irattárban való elhelyezésnek és az irattárban való kezelésnek a módját. Mindezen kérdések részletes tárgyalására itt nem kerülhet sor - ez az emiitett körlevélben megtörtént -, mindössze néhány lényeges kérdést kell itt is kiemelni ezek sorából, így mindenekelőtt a nyilvántartási rendszer megválasztásának a kérdését. Mindenekelőtt azt kell világosan látni, hogy a levéltári törvény és a kormányrendelet, illetve az ennek mellékletét képező iratkezelési irányelvek végrehajtásaként bármelyik, sőt itt nem szereplő rendszer is alkalmazható. Éppen ezért osupán néhány megfontolás! lehetőségre utalnék. Az ügyforgalom nagysága, az ügyek fontossága, illetve a szerv jellege, az iratanyag értéke, a szerv szervezeti felépítése, szervezeti részlegeinek területi elosztása, más szervekkel való kapcsolatának a jellege, az iratkezelők és az ügyintézők iratkezelési ismeretei határozzák meg azt, hogy hol melyik nyilvántartási rendszert célszerű alkalmazni. Az iratkezelés szervezetének /központosított vagy decentralizált/ megválasztásáról mondottak egyébként e kérdések megválaszolásánál is irányadók. Ezeken túlmenően a következőket kell figyelembevenni: kicsiny ügyforgalmu, de jelentős, fontos ügyekkel foglalkozó szerv esetében valamely alapszámos rendszert lehet alkalmazni, ennek formájául pedig a naplórendszert lehet ajánlani. Minél nagyobb az ügyforgalom s minél kevésbé általános fontosságú a létrejövő iratanyag, annál inkább lehet ajánlani valamely alszámos, lajstromos, vagy dosszies rendszert és a kart ónos nyilvántartást. Ugyanezeket a rendszereket lehet ajánlani akkor is, ha a szerv szervezeti egységei több épületben vannak elhelyezve. Az ilyen tendenciának - tehát a biztonsági szempontok bizonyos háttérbeszoritásának és a tájékozódási érdekeknek már a nyilvántartásnál való jelentkezésének - csak az ügykezelőt és az ügyintézők ügykezelési, ügyintézési járatlansága .aiKö.'bh.aií határt. Az utóbbi esetben szintén az ügyiratforgalom biztonságát jobban szolgáló rendszert kell választani. Megemlítendő: létezik olyan megoldás is, hogy az iratok közvetlenül az ügyintézőhöz érkeznek, sehol sem veszik nyilvántartásba őket, az ügyintézőnél sem, hanem elintézés után az ügyintéző elhelyezi az iratot a megfelelő ügykör nála lévő dossziéjába, s ezzel az egész kérdés el van intézve. E rendszernek, az úgynevezett nyilvántartás nélküli dosszies rendszernek alkalmazását azonban jelenleg - amikor általában 182