Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A gyűjtőszámos iratkezelés tapasztalatai Csongrád megye tanácsi szerveinél / 749–762. o.

- 760 6 sorszám Hirdetmények 7 " Utasítások 8 " Birói Ítéletek 9 " Házasságfelbontások 10 » Haláleseti értesítések 11 " Anyakönyvi utólagos bejegyzések és kiigazítások A felsorolt ügykörökben a beérkezett összes iratok - kivéve a hatósági bizonyítványokat - közel 50$~a nyilvántartható volt 1968-ban. Csongrád megye tanácsi szerveinél az 1964~ben bevezetett gyűjtőszámos iratkezelésben a beérkező iratok tekintélyes mennyiségét kezelik. A községekben általában eléri a 25$-ot, a járási tanácsok szakigazgatási szerveinél a 30$ot, a városi tanácsoknál a 30-35$-ot; a megyei tanács szakigazgatási szerveinél általában az iratok 40$-át ebben a rendszerben tartják nyilván. Vizsgálatunk nem terjedt ki olyan szervekre, amelyek kizárólag tárgyi csoportosításban kezelik irataikat, pl. a megyei illetékkiszabási és vállalati adóhivatal. Az iratokat a gyüjtőszámos iratkezelési rendszerben részben tárgyuk, részben funkciójuk szerint csoportosítják. A történetkutatás szempontjából a csoportokban kigyűjtött iratok nem egyforma értékűek. A kigyűjtést a szűkség határozza meg, vagyis az a szempont, hogy a tömegesen előforduló ügyek iratait gyorsan lehessen megtalálni, akár az űgy megismerése, az iratkezelés ellenőrzése, vagy valamilyen szempontú nyilvántartásba vétel végett. A szerv funkciójának megfelelően kigyűjtött iratok, mint a tanácsok és a VB" határozatai, tárgyuktól függetlenül vannak kigyűjtve. Elsődleges szempont az, hogy a szerv határozatát tartalmazza az irat és ne azt, hogy miről szól a határozat. Az ilyen módon csoportosított iratok tartalmának a megismerése céljából további segédletek készítése az iratkezelő feladata. Erre hoztunk fel példát a Domaszéki Községi Tanács gyakorlatából. Azt, hogy a tanácsi szervek milyen iratokat kezelnek gyűjtőszámokon, a gyors feltalálhatóság, az ellenőrzés megkönnyítése határozza meg. Kézenfekvő, hogy a csoportok kialakítását a mindennapi élet szükségletei befolyásolták. Ez is a helyes és hiba lenne a kigyűjtés témaköreinek meghatározását valamilyen más szempontnak, pl. a tudományos kutatás igényeinek alávetni. Véleményünk szerint szervtipusonként /község, járás, város, mj .város, mj.városi kerület, megye/ minta-ügykörjegyzékeket kellene kidolgozni, és ezeket a jegyzékeket évenként felül kellene vizsgálni mind a szakigazgatás, mind a levéltárak részéről. Az iratjegyzékek megsemmisülését és mégsem-