Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A gyűjtőszámos iratkezelés tapasztalatai Csongrád megye tanácsi szerveinél / 749–762. o.

- 755 jegyzéket kiegészíti. Az ilyen "önkényes" kiegészitést a tárgykörben keletkező iratok tömeges előfordulása indokolta. A felettes szervnek - a járási tanácsok igazgatási osztályainak - hivatalvizsgálatai alkalmával arra is ki kell térnie, hogy az iratok tárgyi csoportosítása felé mutató gyüjtőszámos iratkezelést milyen szinvonalon végzik a községi iratkezelők? Ennek előfeltétele, hogy a rendeletet a járás szakigazgatási szerve is következetesen végrehajtsa. Az év Yégen a vizsgálatok tapasztalatai alapján ki kell.adni a következő évben a gyűjtőszámokon nyilvántartandó iratok ügyköreinek jegyzékét. Módot kell azonban adni, hogy a községi kezelők a jegyzéket a helyi igények szerint maguk is kiegészíthessék, ill. hogy azon még az év elején változtathassanak. A járási tanácsok igazgatási osztályainak azonban fel kell figyelniök arra, ha a rendelettel ellentétesen járnak el, pl. ha minden 4 iktatmanynal több iratot iratjegyzékre vezetnek. A magunk részéről nem engednénk az önkényeskedéseknek, amikor tervszerűtlenül határozzák el a nagyobb számú iratot magába foglaló ügyek külön jegyzékre való vezetését. Az iktatás felülvizsgálása alkalmával az előszámoknak az utószámokhoz való kapcsolását is vizsgálni kell. Az ilyen utón keletkező irategyüttesek is tulajdonképpen egyegy tárgykört foglalnak magukban. Az igazgatás szakemberei és a levéltárosok által - különösen a községek iratkezelői részére - tartott

#

szakmai továbbképzéseken a gyüjtőszámos iratnyilvántartás oktatására kell nagyobb gondot fordítani. A községi tanácsoknál a gyűjtőszámokon kezelt iratok mennyiségét és azzal ennek a rendszernek a használhatóságát néhány adattal igazoljuk. A Csanádpalotai községi tanácsnál 1967-ben - a hatósági bizonyítványokon kivül - 2376 iratot tartottak nyilván. Ebből 636 iratot iratjegyzéken, azaz gyűjtőszámon tartottak nyilván. A beérkezett iratok 23,71$-át kezelték tárgyilag. Kiszomboron 1966-ban 3732 volt a beérkezett iratok száma, ebből 846 iratot iratjegyzéken vezettek. 1967-ben 3711 iratot vettek át a hatósági bizonyítványokon kivül és ebből 1176 darab iratot gyűjtőszámok alatt vezettek. A megye többi községében megközelítőleg hasonló az arány. A gyűjtőszámokon kezelt iratok mennyisége a beérkezett iratoknak 25-28^-át tette ki. b/ A tanácsok ügyiratkezelését meghatározó 5/1963 /T.K.78./ K.E. sz. utasítás 10.§ /l/ bek. értelmében a fővárosi, megyei, mj.városi, járási, városi és mj.városi kerületi tanácsok és szerveik a gyakrabban előforduló azonos jellegű ügyiratoknak az év elején egy-egy sorszámot /gyüjtőszá-