Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A gyűjtőszámos iratkezelés tapasztalatai Csongrád megye tanácsi szerveinél / 749–762. o.

- 750 hogy milyen ügyköröknek kell gyűjtőszámot biztositani, az igazgatási osztályvezető véleményét figyelembe véve, az illetékes szakigazgatási szerv vezetője állapit ja meg. Kimondja még az utasitás, hogy kivételesen elrendelhető az is, hogy a feladatkör különleges jellege miatt az ügyiratok nagyobb részét gyűjtőszámokon iktassák. /Pl. tervosztály, döntő bizottság stb./ Az utasitás átment a gyakorlatba és biztosította azt, hogy a tárgyuknál fogva egymással szoros összefüggésben levő iratok egy helyen szerepelnek a nyilvántartásban és egy irattári egységet alkotnak. Ez a nyilvántartás és irattározás az iratkezeléssel szemben támasztott két követelmény kielégítését biztosítja; ezek a gyors feltalálás és a könnyű selejtezhetőség /2/. A gyüjtőszámos nyilvántartás módjáról tudnunk kell, hogy az iktatókönyvben bejegyzik az ilyen módon nyilvántartandó iratok sorszámát - amelyet minden iratdarabra is rávezetnek -, a tárgyát és azt, hogy az iratokat iratjegyzéken /íj/ vezetik. Már az ügyben keletkezett első iratot is az iratjegyzékre iktatják. Az iratjegyzéken rávezetik az iktatókönyvbe feljegyzett sorszámot és az iratokat az érkezés sorrendjében bevezetik az alszámokra. Amennyiben az iratot nem az előbb ismertetett módon, azaz gyűjtőszámon iktatják, ugy az iktatókönyvbe egy sorszám alá négy iratot vezethetnek be az alszámokra. Tehát egy iktatással négy iratot lehet ezen a módon nyilvántartani, azaz négy iratból álló irategyüttest külön iratjegyzék nélkül is ki lehet alakitani. Ha négynél több irat érkezik ugyanazon tárgyra, az ötödiket már a sorrendben következő sorszámon kell nyilvántartani és a korábban iktatott iratokat a később iktatott irathoz kell csatolni. A gyüjtőszámos iktatás esetén minden iratot iratjegyzéken kell vezetni. Az iratjegyzékre nézve a rendelet előirja, hogy azokat az év végéig az iktatókönyvben, az év lezárása után az iratoknál kell tartani. A tanácsi ügyiratkezelés gyakorlatát megfelelő szakmunkák segítik elő. Ezek között csupán Dr.Vágó László: Tanácsi ügyiratkezelők kézikönyve c. müvére utalunk. /Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó. Budapest, 1965./ A szerző is utal a gyüjtőszámos iratkezelés jelentőségére. Rámutat, hogy "a gyűjtőszám, - mint uj forma - számtalan uj módszer kialakításának lehetőségét rejti magában, és ezek a módszerek a gyakorlati alkalmazás során fognak ténylegesen kialakulni" /V. Magát az iratnyilvántartásnak ezt a módszerét itt nincs módunkban bővebben ismertetni, ugy véljük a levéltárosok és az igazgatási szervek ügykezelői előtt a nyilvántar-