Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A gyűjtőszámos iratkezelés tapasztalatai Csongrád megye tanácsi szerveinél / 749–762. o.

- 749 AZ MATTAM MUNKA KÉRDÉSE/ Oltvai Ferenc: A GYÜJTŐSZÁMOS IRATKEZELÉS TAPASZTALATAI CSONGRÁD MEGYE TANÁCSI SZERVEINÉL A legujabbkari hivatali iratkezelés hazai történetében jelentős esemény volt az 1949. év végén életbe léptetett iratkezelési reform - a közigazgatási számrendszer, majd annak javításaként a csoportszámos iratkezelés bevezetése. Ezek az iratkezelési intézkedések a modernebb eljárásokat szándékozták meghonosítani. Az államigazgatás jelentős területén a már hagyományosnak minősithető egyedi iktatás helyett az iratok tárgyuk szerint való csoportosítását vezették be. Amint tudjuk, az iratkezelésnek ezek a módszerei nem váltották be a reményeket. 1957. január 1-től kezdve visszatértek az 1949 előtti iratkezelési módszerekhez. Bizonyos, hogy a levéltári anyaghoz forduló kutató munkáját az segiti elő, ha az iratanyag jól érthető tárgykörök szerint van csoportositva. Az iratképző által létrehozott iratanyag természetesen már magánál a kezelőnél is akkor szol gálhatja a feltalálhatóság, tehát az ügyvitel érdekeit, ha ezt rendszere lehetővé teszi /l/. Az 1949

_

ben bevezetett tárgyi iratkezelés rendszere is ezt a szempontot igyekezett megvalósítani - tudjuk, sikertelenül -, és efelé törekszik némileg a tanácsi iratkezelési szabályzat egyik intézkedése is, amelynek ismertetésére vállalkoztunk. Ez az un. gyűjtőszámok alkalmazása. G-yakorlatát és eredményeit, valamint a vele kapcsolatos kívánságokat figyeltük meg és gyűjtöttük össze Csongrád megye tanácsi szerveinél. A gyűjtőszámokat és az alájuk tartozó iratoknak iratjegyzéken való nyilvántartását a tanácsi szerveknél az 1028/1965. /XII.17./ Korm.sz. határozat 1. pontjának végrehajtásaként hatályba lépett 5/1963. /T.K.78.SZ./ K.E. SZ. utasítás léptette életbe. A gyűjtőszám alkalmazásáról az utasítás 10 §./l./ bek. intézkedik. A gyakrabban előforduló azonos jellegű ügycsoportoknak, különösen ha azokban az egyes ügyek általában egy intézkedéssel lezárulnak /pl. hatósági bizonyítványok, felettes szervek utasitásai/ az év elején egy-egy sorszámot lehet biztositani. Ez a gyűjtőszám. Azt,