Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - Bőhm Jakab: A magyarországi főhadparancsnokság iratai a Hadtörténelmi Levéltárban / 545–569. o.

- .556 Az alárendelt szerveknek szóló utasításokban kerülni kellett az általános javaslatokat, és helyette határozott alapelveket kellett megadni, amelyek zsinórmértékül szolgáltak az ügy elintézéséhez. A kiadóhivatali teendők ellátásával megbízott hivatalnokok a jóváhagyott fogalmazványokat átvették, és hátlapjukra rávezették a beérkezés napját és a mellékletek számát. A fogalmazványok átvétele egy külön jegyzéken történt. E jegyzéken előre feltüntették valamennyi ügyosztály iktatószámát, melynek megfelelőjét a fogalmazvány átvételekor áthúzták. Ez a jegyzék az elenchussal együtt ellenőrzésre szolgált, és az előadók, illetőleg a vezénylő tábornokok meggyőződhettek arról, hogy mely iratok maradtak vissza hosszabb időre. A fogalmazvány letisztázása után ketten végezték az összeolvasást, aminek tényét mind a fogalmazványon, mind a tisztázat hátoldalán feltüntették. A tisztázatot ezután vagy egy előadó, vagy pedig a vezénylő tábornok irta alá. Ezt követően az iratot mellékleteivel együtt zárópecséttel látták el és beirták a postakönyvbe. Az elküldés tényét a kimenőnaplóba jegyezték be. Ez csak a számot tartalmazta. Minden kimenő irat jobb felső sarkában feltüntették a departamentum betűjét és a lajstrom-számát, a bal sarkon pedig annak a hivatalnak a departamentum-betűjét és lajstromszámát, amellyel az elintézett iktatmány el volt látva, A. fogalmazványokat az iratok elküldését követő napon jegyzék kíséretében átadták az irattárnak, miután a hátlapjukra rávezették a tisztázat elküldésének idejét. Az Öt ügyosztály számára egy közös irattár volt, és egy közös regisztert irt elő az utasítás. Az irattáros naponta átvette a kiadóhivataltól érkező iratokat, amelyeket egybevetett a mellékelt jegyzékkel. Az iratok rendben történő átvételét a jegyzék aláírásával igazolta. A teljesen lezárt ügyeket tartalmazó iratokat egy alfabetikus regiszterbe vezették be. A regiszter beosztása a titkár feladata volt. Ügyelnie kellett arra, hogy ne legyen címszavakkal túlzsúfolva. Az iratokat departamentumok szerint havonként fasciklusokban helyezték el, és minden hónapban eggyel kezdődő sorszámmal látták el őket. Az egy ügyhöz tartozókat kronologikus sorrendben csatolták egymáshoz és a sorszámot annyi alszámmal törték, ahány irat volt. A fogalmazványokat és a .beérkező ügydarabokat együtt helyezték el, ellenben külön sorozatot képeztek az előadó-ivek. /Csak a T dep. előadó-ivei vannak meg,./