Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Dancs Istvánné: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája / 304–313. o.

V f - 308 Tehát a selejtezés szempontjából a tárgyi csoportositásu iratkezelés igen kedvező. Sajnos, tapasztalataink szerint a fenti selejtezési menetet a 178/1951-és csoportszámos iratkezelésnél nem lehet megvalósítani $ éppen azért, mert az iratkezelők zcime a cso~ portok túltagoltsága miatt, másrészt a hozzáértés hiányában nem mindig pontos- helyére rakta az iratokat* Eddigi tapasztalataink szerint ennek az anyagnak a selejtezését is - ugyanugy, mint a sorszámos iratanyagét - darabszinten kell elvégezni* - •« '*•'•.._....__. Problémák vannak a visszakeresésnél is* mint nálunk, mind a kinti intézményeknél. Elsősorban a kartonok kezelésére gondolok* A kartonon igen szűk volt a hely a tárgy megjelölésére és a karton alapján nehezen lehetett az irat útját követni. Néha csak ceruzával, vagy helyhiány miatt olyan apró betűvel írtak a kartonokra a csatolás tényét, hogy 1015 év után a feljegyzések olvashatatlanná váltak, ami az ügyfélszolgálat jó ellátását nagyon megnehezíti. Az 195>U évi csoport számos rendszer alapvető hibája az volt, hogy egyes ügyfajták több csoportszám alá voltak sorolhatók. A számcsoport maga túltagolt volt. Pl. a tervügyek számcsoport alá (jelzőszáma 2) úgyszólván az ügyek zöme besorolható, mert az ügyek nagyrésze egyben tervügy is., Pl. 201 Tervelőkészités, tervütemezés

5 módszertani kérdések 205.Tervmódosítás 208 Tervjelentések, kiértékelések 233 Beruházás előkészítése (beruházási cél, tervezés stb) ... . 234 Beruházások megvalósítása és megvalósítás el~ lenőrzése 235 Beruházások pénzügyi (hitelkeretek, póthitel) lebonyolítása és nyilvántartása, valamint a 236 Pénzügyi terv csoportszámok igen gyakran keverednek egymással, sőt később még más csoportszámmal is (mint pl. a 809-es Lakásgazdálkodás fejlesztés), mert az iratokban nem mindig történik hivatkozás az előzményekre és a nyilvántartó az egyes iratok tárgyát vizsgálva más csoportszám alá sorolta az előzményt. A 13. működés, munkarend, 14. személyi ügyek, 26. Munkaerőgazdálkodás csoportszám alá sorolt ügyek is nagyon gyakran keveredtek egymással, mert mindhárom számcsoport egyes tagjai lényegükben azonos, vagy hasonló ügyfajtákat öleltek fel. Hasonlóan a 144 Továbbképzés, szak-