Levéltári Szemle, 18. (1968)
Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Dancs Istvánné: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája / 304–313. o.
309 *» oktatás és a 277 Szakmunkás át*- és továbbképzés anyagai is állandóan keveredtek egymással*.A legjobban felduzzadt csoportok olyanok voltak* mint pl* a l73*-as számcsoport, aminek tárgya a következő voltv•"Biróságok és más hatóságok vegyes megkeresései*" Az ilyen és hasonló meghatározások tág lehetőséget adtak arra* hogy ne a megfelelő csoportszám alatt tartsanak nyilván elvi vagy általános vonatkozású beadványokat* amelyek tartalmukat tekintv.e esetleg más csoportszám alá lettek volna besorolhatók* .Tehát nagyjából azonos fajtájú Ügyek iratainak nyilvántartására nem egy esetben a cs.op,0rtszámok szélps skálája volt alkalmazható* ami kétségkívül alapvető hiba* ''•.','•' •' i' A, következő hiba az iratok regisztrálása* A hivatali irat kezelők szint e egységes^ véleménye alapj an a következőket mondhatom erről a kérdésről* Tudjuk, hogy a régi iratkezelésnél különféle segédkönyveket vezettek* .sörszám-* idegenszám-, hely** név-* és tárgymutatókat stb* ;ii A c so port számos irat ke ze~ lécnél ezeket megszüntették* és helyükbe a kartonrendszer Iá-' petWTöb-b irattáros véleménye szerint a csoport számos rendszernél ugy lehetett volna legjobban eleget tenni a visszakér resési és kutatási igényeknek* ha a sörszá;mos iktatást összekapcsolták volna a tárgyi csoportok szerinti irattározással* Tehát megmaradt volna a sorszámos iktatás és a sorszámos iktat ókönyvben minden ügynél jelezték volna, hogy milyen tárgyi csoportba került a keresett irat* E szerint a tárgyi csoportokon belül az egy tárgykörbe tartozó ügyiratok az iktatószámok növekvő rendjében kerültek volna elhelyezésre* A csoportos iratkezelés 1956 deo* 3l^én az 1058/1956 MT sz* rendelet alapján megszűnt, pontosabban a rendelet a csoportszámos iratkezelés kötelező érvényű használatát he*lyezte hatályon kivül*» A rendelet az egyes intézmények jogkö** rébe utalta az általuk használatba veendő iratkezelési rend-szer tipusának megválasztását* Mindenekelőtt hangsúlyoznunk kell, hogy ez a rendelkezés semmit sem oldott meg* mivel megengedte az intézményeknek a régi, sorszámos, alapszámos iratkezelési rendszerhez való visszatérést* A tárgyi csoportositásu iratkezelést nem kellett volna megszüntetni* hanem a bevezetett rendszer hibáit ki kellett volna javitani* Azonban az adott időpont nem volt alkalmas ennek a kérdésnek a lényegbevágó elemzésére*.így 1 ényegében a tárgyi csoportősitásu iratkezelés országos használata mindössze öt évig volt érvényben* Milyen okai lehettek annak* hogy ez a rendszer nem vált népszerűvé a hivatalokban és a hivatali irattárosok körében? Első hibának azt tartom, hogy mind a Botár-féle* mind a csoport számos iratkezelés kidolgozásában nem a levéltáraké
