Levéltári Szemle, 18. (1968)
Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Dancs Istvánné: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája / 304–313. o.
- 307 kialakítani, marosak azért is,, mert a különböző szakigazgatási szervek tevékenységinek jellege*sok esetben egymástól teljesen eltérő. Helyesebb* ha a tematikusán csoportosított iratkezelés rendszerének kialakítását mindenütt azoknak a szerveknek a bevonásával készítik el, amelyek azokkal dolgozni fognak. Saját tevékenységüknek megfelelő osztályozás és iratcsoportositási terv kialakítását az egyes szervek sokkal inkább magukénak érezték volna, így valószínű, hogy ha ezt a rendszert nem az egész országra érvényesen felülről lefelé rendelik el, bevezetése sokkal zökkenőmentesebb lehetett volna. Nem kellett volna minden intézményre égy-' formán ráhúzni a központilag kialakított ügycsoportokat és nagyobb teret kellett''volna engedni a saját profil kialakítására. Fel kellett volna mérni az irattárakban a kezelőszemélyzet képzettségét, személyi adottságait, meg kellett volna vizsgálni azt, hogy ezt a sorszámosnál sokkal nagyobb tudást igénylő iratkezelést el tudják-e végezni. Az a paradox helyzet állt elő, hogy a kellő előkészítés és fokozatosság hiánya az országosan egységes, logikus, áttekinthető rendszer gyakorlati kivitelezésében sok nehézséget okozott» Az iratkezelés bonyolultabbá, az ügyiratok tárgyának meghatározása, elhelyezése és visszakeresése, az alcsoportokban helyenként található ismétlések miatt, sokszor esetlegessé és bizonytalanná vált. Ezekre a nehézségekre azért sem árt emlékeznünk, mert az egyes intézményeknél most van folyamatban annak az iratanyagnak a selejtezése* levéltári átvétele, amely a csoportszámos iratkezelési rendszerben jött létre és ezek átvételénél, selejtezésénél, levéltári rendezésénél az eddi-, giektől eltérő problémák és kérdések jelentkezése várható. Emellett az uj levéltári törvény előkészítésénél is hasznosítani kell a két iratkezelési rendszer gyakorlati tapaszw-/ talatait * A továbbiakban a csoport számos rendszer gyakorlati alkalmazásából eredő tapasztalatokat szeretném röviden é. • rinteni* Sel e jtezés , A jó tárgyi cspportositásu iratkezelés lehetővé teszi a selejtezés gyors és gazdaságos elvégzését. Egész irattári tételekről megállapíthatjuk, hogy selejtezés alá esnek-e vagy sem. Azoknak a tételeknek az iratait, amelyek tárgyuk szerint nem selejtezhet ők, a selejtezőnek nem kell egyenként átnéznie, s ezzel igen sok munkát és természetes munkaidőt takaríthat meg. Az iratok tárgyi csoportosításon alapuló rendszere lehetővé teszi azt is, hogy nem kell a selejtezés tényét minden egyes iratnál jelezni, Elegendő a megfelelő tárgy és a jelzet mellett egyszer feltüntetni-. Más rendszereknél a kiselejtezett iktatószámok egész tömeget kell megjelölni, iktatókönyvben, vagy a sorkönyvben,
