Levéltári Szemle, 17. (1967)
Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.
- 877 számos rendszerű iratok elé, elsőnek besorolták, Például: a 41/194-9. sorszámos iktatószámmal jelölt irat után kö-vetkeznek a közigazgatási rendszámos 41-1, 41-2, 41-3 jelű iratok mindaddig, mig az iktatásuk le nem zárult. Majd ez a besorolási forma emelkedő számrendben mindaddig újra ismétlődik, amig az azonos számú két rendszerű iratok találkozására lehetőség nyilott. Amint valamelyik rendszer iktatószámai elfogynak, akkor a másik rendszeré már önállóan, keverés nélkül fut tovább, illetőleg fekszenek az iratok az iratcsomókban a számaik sorrendjében. Ha kutatásaink során az 1949. évi sorszámos iratanyagot keressük, és a helyén nem találjuk, majdnem biztosra vehetjük, hogy azokat a .közigazgatási rendszámos iratok közé sorolták be. Ezekből az ismertetésekből azt a következtetést vonhatjuk le, hogy az 1949-1951. évi - levéltári rendezésen át nem esett - közigazgatási rendszámos iratanyagban való eligazodás, csak igen hosszadalmas iratvizsgálat után lehet eredményes. Nem látszik túlzásnak, ha azt mondjuk, találkoztunk olyan községi iratanyaggal, amely levéltári rendezés nélkül szinte használhatatlan. Külön fejezetben kell foglalkoznunk a közigazgatási rendszámos iratok selejtezésével^ ugyanis a levéltárakban selejtnek minősitett iratok szabályszerű kivezetése, illetőleg az iratckkiütése az iktatókarton utolsó rovatában, kellő előkészület nélkül sok esetben megoldhatatlan feladatot jelent. A kivezetéskor mindenek előtt arra kell ügyelnünk, hogy az irat és a karton évszáma egyezzen. Ez természetesnek látszik, de a gyakorlatban nem az, mert majd azt tapasztaljuk, hogy a kartonok egyiké-másika a naptári év végén nincsen lezárva, átfut a következő évre t anélkül, hogy az egyik év a másiktól el volna határolva. De nem szakad meg a sorszámok rendje sem, mert folytatták anélkül, hogy az év végével lezárták, ill. az uj év kezdetével a számsort újra kezdték volna* Olyan megoldással is találkoztunk, amikor a karton egyik felén elkezdett iktatást a karton másik oldalán az első oldaltól eltérő rendszám alatt nyitották még. Ez azt jelenti, hogy egy kartonon két különböző rendszámot találunk és arra figyelmeztet, hogy minden esetben győződjünk meg arról, hogy a rend- és sorszámok folyamatossága meddig fut törés nélkül. A másik problémát a párhuzamosan létrehozott azonos rendszámú kartonok jelentik. Amikor egy iratról eldöntöttük azt, hogy kiselejtezzük, az iraton feltünetett iktatószámhoz - ami lehet két-, esetleg háromtagú és az évszám /pl. 52-1/1949 vagy 52-1/3-1949./» meg kell keresnünk a több azonos rendszámú karton között azt, amelyiken az irat iktatása történt és ha minden kétséget kizáróan megállapítottuk mind az iraton, mind az iktatókartonon található adatok azonosságát, akkor kerülhet sor a selejtezendő irat kiütésére.
