Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.

- 878 Nem szabad szem elől téveszteni, hogy önmagában a rendszám és a sorszám még nem iktatószám, csak jelzőszám, az iktatószámot a rendv

és sorszám után következő alszám feltüntetése teszi teljessé. Az irat alszámát csak egyetlen esetben, akkor nem kellett az iraton feltüntetni, ha az e ügynek elsőként iktatott, kezdő irata volt. Már a második irat iktatásától kezdve, minden ujabb alszámot mind az ügyiraton, mind pedig az iktatókartonon fel kellett tüntetni. Találkozni fogunk olyan esetekkel is, aníikor egymással összefüggésben nem álló ügyek,'nem egymástól elkülönüld más*-más sorszám alatt, hanem teljesen egyező sorszám alatt találhatók. Nem lehet eléggé hangsúlyoznunk, hogy nem elegendő csak ••. á& irat és a karton számainak'felületes egyeztetése, hanem mindenkor az irat tárgyát is össze kell hasonlítanunk a kartonon található bejegyzésekkel. \ , • *•% ... Álljon itt egy példa: A gödöllői járás főjegyzője felhivja az egyik községet egy anyakönyvi bejegyzés kiigazítására. '' A váci 25. honvéd kiegészitő parancsnokság egy születési anyakönyvi kivonat megküldését kéri. • * A község iratkezelője mindkét ügyet helytelenül az 51-5-ös rend- és sorszámra iktatta és a hibát tetézte azzal, hogy az egymássál semmiféle-összefüggésben nem lévő két ügyet elmulasztotta megkülönböztetni egymástól. Ugyanis, ha az első ügynek az 51-5/1-194-9. számot, a második ügynek pedig az 51-5/2-194-9. számot adja, bár az iktatás nem helyes, d^ á' két ügyet mint nem összetartozót, megjelölte volna i • ,' Ilyen esetben a selejtezést végző levéltári dolgozóra vár az a feladat, hogy a két ügyet az előbb emiitett módon megjelölje, mért a házassági ^anyakönyvi, véghatározat nem selejtezhető* ellenben a váci kiég-, által kért anyakönyvi kivonat elküldését tartalmazó irat értéktelen, kiselejtezendő* Nagyobb akadályt jelent mindezeknél az olyan iktatási forma, amikor az iktatókartonnak használt rovatolás nélküli vezérkartonon tárgymegjelölés és alszám feltüntetése nélküli, több, esetleg 5-6 bejegyzést találunk egyetlen sorszám alatt és az iraton feltüntetett iktatószám sem jelzi, hogy a sok alszám közül az iratot melyikkel lehetne azonosítani^ mert sem dátum, sem a tárgybejegyzés nem~mutatja pontosan, hogy a kivezetendő iratnak melyik bejegyzés felel meg a sok közül. ••"»*' '*' < 0 Ha más azonositási lehetőség nem kinálkozik, ilyen esetben az ügyrira% belső keltezése - az irat kiadványozási ideje - lehet irányadó oly módon, hogy a kiadványozás idejétől számított három-négy, esetleg még több nap hozzáadásából következtethetünk az irat iktatási idejére.