Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.

- 873 A Számrendszer lényege, hogy a közigazgatásban előforduló ügyeket állandó jellegű számok határozzák meg, a magasabb helyértek sorrendjének elve alapján. Ez azt jelentette, hogy minél inkább általános és átfogó jellegű egy fogalom, annál inkább a számsor elejére, minél inkább szűkebb vagy meghatározottabb jelentőségű, annál inkább a számsor végére került. Egy rendszám négy kategóriát ölel fel, ezek tagolása a következő: a rendszám első számjegye a közigazgatási osztályt, második számjegye a közigazgatási alosztályt, harmadik számjegye a közigazgatási csoportot, negyedik számjegye a közigazgatási ügykört jelenti . Szemléltető példának mutassuk be a gimnáziumok tankönyv ügyeit, amelynek száma: 1284-, Felbontva a számok mindegyikének jelentését, a következő eredményt kapjuk: a négyjegyű szám első tagja 1000, jelenti az oktatási tárcát második S 1200, jelenti az iskolaügyet harmadik " 1280, jelenti a gimnáziumokat negyedik " 1284, jelenti a gimnáziumok tankönyv ügyeit. Annál a szervnél, amelynél az azonos természetű ügyek nagy szám- " ban jelentkeztek, a rendszámnak mind a négy számjegyét használták. A rendszámok alkalmazásának ez a módja főként a minisztériumok, főhatóságok ügyintézésében található meg-. .. A községi ügyintézésben azonban, ahol egy-egy tárgyban egy naptári éven belül kevés ügyirat jelentkezett, a rendszer lehetőséget adott arra, hogy a négytagú számjegy negyedik vagy harmadik tagját elhagyják és csak az első két, esetleg az első három számjegyét alkalmazzák egy adott tárgycsoport megjelölésére. Ilyen esetben például ha a községnél egy gimnáziumi tankönyv ügy jelentkezett nem a teljes rendszámot irták a nyilvántartó karton balsarkában levő kockába, hanem csak az első két számjegyet és ez a szám, az*. j£U*xtetfehogy minden olyan irat, amely iskolaügyben keletkezett, a 12-es rendszámmal megjelölt kartonon nyert iktatást. Az ügynyilvántartó lap mindkét oldalán 10-10 ügy bejegyzésére volt hely. Az ügy helyét sorszámmal jelölték meg. A sorszámozást a számsor l-es számával kezdték el és egy rendszámon belül a sorszámok felhasználásának felső határa nem volt. Az iktatókartonok mellett úgynevezett vezérkar"fconokat is rendszeresítették, amelyeken iktatni nem volt szabad. Ezeknek a kartonoknak rendeltetésük az volt, hogy pótolják a mutatókönyvet: azt tükrözték, hogy