Levéltári Szemle, 17. (1967)
Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.
- 8?4 egy keresett ügy a rovatos iktatókartonon hányadik sorszám alatt található. /Például a vecsési községi általános iskola dologi ügyei, a 12-es rendszámú kartonon az l-es sorszámot foglalták le. Megjelenési forma: 12-1. Az ügyiratok iktatása a négy alszámra tagolt ugynyilvántarto lapon történt, ahol az ügyirat megkapta azt a jelzőszámot, ami megmutatta, hogy a vecsési ált. iskola tüzelő ellátása a 12~l-es számnak hányadik alszámán nyert iktatást. Ha történetesen az iskolának már két izbeti volt hasonló ügyben iktatott irata, akkor az emiitett irat a 12-1/3 számot kapta. Ez már a teljes iktatószám volt és e háromrészből öszszetett szám utáü kellett feltüntetni az irat keletkezésének évszámát is: 12^1/3-1949.^' > A gyakorlatban azonban az ügyiratokra vezetett számok alapján sokszor csak jelentős időt igénylő'nyomozás után sikerült kideriteni az egyes iratok hovatartozását. A hibák felsorolását azzal kezdeném, hogy már a kartonok használatba vétele is igen sok község iratkezelésében szabálytalan volt, mert nem a négy rovatra beosztott'iktatókartont használták, hanem a rovatolás nélküli vezérkartont. Ez a szabálytalanság arra csábitotta az iratkezelőket, hogy nem az előirás szerinti négy iratot iktatták egy sorszám alatt, hanem gátlás nélkül annyit, amennyi oda beirható volt. Eleinte még minden uj iktatást alszámmal is megjelöltek - helytelenül hat alszámot is egy rovatban -, később már nyilván belefáradtak az ügyiratoknak alszámokkal való megkülönböztető jelölésébe és az iktató kartonra is csak az iratok érkezési ideje került bevezetésre. Az iratok mozgását - kinél, merre található - a legtöbb község kartonján nem jelezték, ezért ha az ügyirat nem került irattárba, elveszettnek tekinthető. Már az első rendszám, a 00, alkotmány, közjog, államigazgatás tárgyú karton buktatót állított a községi iratkezelők nagy része elé. Az ide iktatandó iratokon túlmenően vegyesen találunk itt nem ide tartozókat, pl.: pénzátutalás /előirás szerinti rendszáma: 60/ betegellátás /előirás szerinti rendszáma: 34/ betegbiztosítás /előirás szerinti rendszáma: 35/ gyámügy /előirás szerinti rendszáma: 51/ Szeretném felhivni a figyelmet az igen megtévesztő párhuzamos, sőt többszörösen egyforma megjelenésű, de nem egyforma tárgyú rendszámok alkalmazására, amikor egy községnél a túloldalon ismertetett megoldásokkal találkozunk:
