Levéltári Szemle, 17. (1967)
Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - A KÜLFÖLD LEVÉLTÁRÜGYE - MAGYAR LEVÉLTÁROSOK KÜLFÖLDÖN - Dancs Istvánné: Mit tapasztaltam az Ukrán Köztársasági Levéltári Igazgatóságon és a Kijevi Történeti Levéltárban / 847–852. o.
~ 849 A régebbi gyakorlat szerint csak a selejtezésre kerül ő gyélók jegyzékét kellett jóváhagyásra benyújtani. A jelenlegi eljárás szerint a megőrzendő iratok jegyzékét is jóvá hagyják, Ezt az eljárást azért tartják előnyösebbnek, mert a levéltári igazgatóság szakreferensei és albizottság nemcsak a selejtanyagról, hanem a levéltár szempontjából értékes anyagról is teljes képet kapnak, aminek alapján megalapozottabb.-, véleményt alákithatnak ki a selejtezés indokoltságáról, ugyanakkor a megőrzendő<anyag- jejgyzéke pontos képet ad az átvételre kerülő dokumentumok mennyiségéről, jellegéről és átvételi idejéről is. Ez utób"bi= lehetővé teszi, az átvétel ; szempontjából fontos levéltári befogadó kapápitás <preciz tervezését. A hivatali ira.ttárak;az, anyagot saját költségükön kötelesek rendezni és 'folyamatosan.rendbentartani. Azon irattárak számára, ahol e téren sokéves lemaradás tapasztalható, az Igazgatóság keretén belül mükö-' dő úgynevezett "önelszámoló csoport" brigádjai nyújtanak segitséget. A brigádok a rendezés'! munkát szerződéses alapon, az Igazgatóság áltállme^állapitott normák szerint végzik. A szerződés szerint a végzett munkáért befolyó"összegekből,fedezi az Igazgatóság a brigádok teljésitmény szerinti-fizetését. E brigádok munkáját nem tekintik állandó jellegűnek^ s működésüket a nagy hivatali irattárakban tapasztalható nagyarányú, rendezési restanciák felszámolása után meg fogják szüntetni. Tapasztalataik'szerint a brigádok munkája nyomán minőségi ugrás mutatkozik az' irattárak anyagának rendezettségében, ami jelentősen meggyorsítja a határidőn túli iratok levéltári átvételét. Ugyanakkor azonban a'hivatalok hajlamosak arra\is, hogy a folyamatos rendezési munkát elhanyagolják és mulasztásaikat később a szerződéses brigádok s'egitségével, pótolják. Mivel ez a hivatalok költségvetésében többletkiadást.jelent, elrendelték, hogy a szerződéses brigádok, minden hivatali'irattárban csak egy alkalommal végezhetnek mélyreható., alapos rendezési munkát s ahol egyszer már rendbehozták az'irattár anyagát, több alkalommal nem vehetők igénybe. Az évenként jóváhagyásra benyújtott uj gyéló-nomenklaturákon kivül irattárankénti statisztikai lapok kitöltése utján nyilvántartást is vezetnek. Mivel a hivatali irattárosok munkáját a levéltárba kerülő iramok megfelelő rendezettség szempontjából döntőnek tartják, a levéltári igazgatóság nagy figyelmet ford.it az irattárosok szakmai képzésére is. A hivatali irattárosok szakmai képzése és továbbképzése a következő formákban történik: 1/ Rövid., két-három napos konferenciák egy-egy szűkebb szakterület irattárosai részére a levéltári igazgatóságon. Az előadók és a szemináriumi vitavezetők az igazgatóság dolgozói. Legutóbb például szemináriumot tartottak az összes köztársasági kiadóvállalatok irattárosai számára, ahol tisztázták velük, hogyan kell rendezni a kiadóvállalatoknál összegyűjtött kéziratokat és más művészi vagy tudományos alkotó jellegű anyagot.
