Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Bogdán István: A levéltár és az adatszolgáltatás / 603–614. o.

- 608 amelyik nem a cimlapból, nem is a tartalomjegyzékből, hanem magából az adathordozóból /könyv stb./ válogatja ki a lényeges adatokat - általáben^nemzetközileg egységesen, de egy-egy adatszolgáltató intézményen belül mindig összehangoltan -, és ezen adatokat rávezeti a katalóguscédulára. E módszer a katalóguscédula "rendszerezésére sokkal mélyebb adatszolgáltató-/dokumentációs/ szinten ad lehetőséget, amelyet a szakszám vagy más módszerek alkalmazásával ki is használ az adatszolgáltató intézmény /könyvtár/. /Az annotáció szintén távolról hasonlit a levéltári regesztához./ Azt viszont el kell ismerni, hogy az annotáló könyvtároson keresztül a szubjektivitás fokozódik, viszont az emiitett alapelvek alkalmazása és az egybehangolás a minimálisra csökkenti az ebből származó veszélyeket. - A másik észrevétel valóban igaz: a levéltárban lényegesen több az adathordozó, mint a könyvtárban, ha az irategyedet állitjuk szembe a könyvvel, és ha a bennük lévő adatok menynyiségét és ismétlődését nem vesszük figyelembe, » A katalogizálási módszernek hátránya az, hogy az adathordozóról nem egy, hanem több katalóguscédulát kell késziteni. Mégpedig: a szerzői cédulán kivül az esetleges társszerzőkről, a cimben előfordulható személy-, intézmény- és földrajzi nevekről, továbbá: a tárgy- vagy a szakkatalógus szájnára annyit, amennyit a tárgy és a szakrendszer megkiván. Átlagosan 1 műre 5 katalóguscédulát számithatunk. - Megjegyzendő, hogy e müvelet nem növeli az adatközvetitók számát, ellenkezőleg: a kiterjesztés elvét alkalmazva sokszorozza csak, hogy a. kutatás lehetőségét növelje. Tehát előnye e módszernek. Mint ahogy az is - a levéltaxi segédletekkel szembeállítva -, hogy a katalógusokban a kutató az intézmény egész anyagának vonatkozó adatait egy helyen, együtt és rövid időn belül megtalálhatja. A katalogizálás az adatszolgáltató gyakorlatnak hagyományos módszerei közé tartozik. De ha összehasonlítjuk a levéltárak jelenlegi módszerével, lényegesen korszerűbb technikának Ítélhetjük már ezt is, - Egy konkrét példa. A magyar kancellária levéltárának 1770-1848, évkörü Acta generalia c. sorozata több mint 9 .500 iratcsomó, amelyhez 298 kötet mutatókönyv van. Iratrendje: évenként újrakezdődő iktatószám, amelyik a kezdeti évi 6 ezerről évi 21 ezerre növekedett. A mutatókönyv a cimszóként felvett személy-, intézmény-, helynevek és - ritkábban - tárgyak betűrendjében, röviden utalva az irat tárgyára, közli a vonatkozó iktatószámokat. Nyelve: latin, néhájiy évet kivéve, amikor német, illetve magyar. A kancellária ügyköréből következőleg egyéb szervek /Helytartótanács, Kamara stb./ ügyeinek lényeges részét| illetve vonatkozó iratait is /rajtuk a szerv ügyszámával/ megtalálhatja e levéltárban a kutató. Sok munkát megtakarithat tehát, ha a kutatást itt kezdi el /természetesen, ha témája olyan/. Viszont majd 300 mutatókönyvet kell átnéznie, és évenként nem is egy betűt, mert bár a cimszavak 1772-1848 között az első három betűig ABC-ben vannak, mégis ajánlatos az egész betűt végignézni, sőt más, lehetséges betűknél is keresni. Ugyanis a mutatózás .