Levéltári Szemle, 16. (1966)
Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Bogdán István: A levéltár és az adatszolgáltatás / 603–614. o.
- 606 korabeli ügyviteli szempontja /ügykör/, amiért a szerv, illetve az irat ezzel a tárggyal foglalkozott /pl* cenzúra/* Melyik helyre teszik az iratot? Dönteni kell,, és a nem kedvezményezett tárgy elvész* A probléma természetesen komplikáltabb* Az objektív tárggyal /példánknál a nyomdával/ az adott ügyviteli kapcsolaton /szemponton/ kívül számtalan más szempontból is foglalkozhattak annak idején más szervek /pl* építkezési terv/* A tárgyi rendezésnél viszont a levéltár egész anyagára vonatkozóan a tárgyak megnevezését* kiválasztását nem hangolták össze sem időben, sem térben. Könnyen lehet tehát, hogy a tárgyi rendezés során az objektiv tárgy elvész /példánknál a nyomda, mert egyik helyen a cenzúra, a másiknál építkezés alá tették; ráadásul a tervet - mivel formailag eltér és igy az iratfajta lett a tárgy ¥i. kiemelve külön helyezték el/* Az alaphiba természetesen tovább fut. És ha az uj iratrendről leirást /segédleteket/ készítenek, kérdés az* hogy a levéltáros a rendezés alapjául szolgáló tárgyon kívül feltünteti—e az egyéb adatokat /az objektiv tárgyat és sokféle szempontjait, valamint az idő- és név-adatokat/ s milyen mértékben és hogyan? De még ha megjelöli is ezek egy részét, ismét kérdéses, hogy melyeket? És ha — mint ujabban •* mutatót is készítenek hozzá /régebben ez nem volt, legfeljebb névmutató, igy a kutató végig olvashatta a leirást/, e mutató a leíráshoz készül és az alaphiba számát tovább növelheti, mert ismét kérdéses, milyen adatokat tüntet fel benne és milyen terminológiával? Összehangolás .9 területen sincs. Ráadásul, az igy tárgyilag rendez-ett és leirt anyag még csak egy iratképző szerv adattartománya» És a többi? Mindegyik külön-külön a maga fizikai elszigeteltségében* További vizsgálat felesleges* A tárgyi rendezés jj, feltárt és rejtve maradt adatoknak olyan rendszertelenségét teremtneti meg, hogy az uj állapot optimális esetben Sem sokkal kUlönb a réginél* Ráadásul - a pályarend felvázolása nélkül is világos - az adatközvetitők száma • nem csökkent, a szubjektív elem száma viszont növekedett* A fentiek szerint korlátozott adatszolgáltatás sikere kizárólag a tárgyi rendezést végző levéltáros egyéni képzettségétől és képességétől függ, Teljesen szubjektív* Tegyük hozzá: a rendező munka, mint ahogy a leírás és a mutatózás' is: osztályozás. Az osztályozás - röviden szólva # az együvétartozók együtt tartása, a lényeges és lényegtelen adatok megkülönböztetése alapján* E munka egyrészt elvonatkoztató képességet kivan, ezzel pedig nem mindenki rendelkezik, másrészt pedig osztályozási ismereteket, A levéltárosokat viszont régebben sem r ma- sem, tahit^ák meg arra, amit minden könyvtárosnak-meg kell tanulnia: az osztályozás elméletére és gyakorlatára^ Osztályozási képzettsége tehát egy levéltárosnak sincs*. Márpedig a hagyományos levéltári munka is, de még inkább az adatszolgáltatás - igy vagy ugy - osztályozás is# - Mindezek alapján pedig megállapíthatjuk, hogy tárgyi rendezéssel sem lehet - sem elvileg,.sem gyakorlatilag — az adatszolgáltatás feladatát megoldani. Röviden tárgyalva tehát ez lenne a hagyományos levéltári gyakorlat, a "kézműves" módszer lényege. Vizsgáljuk meg a korszerű technikát: az általános adatszolgáltató elveket és módszereket.
