Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Bogdán István: A levéltár és az adatszolgáltatás / 603–614. o.

- 607 A legfontosabb alapelvet e működés neve adja meg: adatszolgáltatás. Az intézmény birtokában, megőrzésében lévő adathordozók /könyv, folyóirat, /dokumentum, stb ./adatait, teljes feltárásra törekedve a kutatók rendelkezésére kell bocsátani* A feltárás és a szolgáltatás alapelveit - mint a kategória, szabványosság, általánosság, elégségesség, objektivitás, fokozatosság, adatszolgáltató /dokumentációs/ szint, fizikai és értelmi hely, valamint a tárgy és szempontjainak viszonya - nem tárgyalom, legfeljebb a módszerismertetésnél emlitem meg* A legegyszerűbb, egyúttal a legrégibb adatszolgáltató módszer a katalogizálás, ami távolról hasonlit a levéltári mutatózáshoz, A katalogizálás is leirás, de minden egyes adathordozóról /könyv stb./ készül. Eszköze a katalóguscédula. A kutatók igénye kialakította azt az adatkört, amelyet a cédulákra, mint adatközvetitökre rávezetnek* Az adatkör 'felöleli az elvileg lehetséges adat tartományt /idő, név., tárgy/. Röviden: a szerző, az adathordozó lényegét /tárgyát/ kivonatoló cim, a megjelenés adatköre /impresszum/, a terjedelem, valamint a lényeget /tárgyat/ a cimnél nagyobb mértékben /mélyebb szinten/ meghatározó szakszám /a fizikai helyet jelölő raktári számon kivül/* A katalóguscédulákat természetesen valamilyen rendbe kell tenni. Az alaprend az ABC* É rendbe sorol a legáltalánosabb, az un, szerzői katalógus, amelyikbe a szerzőkön kivül az egyéb személy és intézmény neveket is besorolják, rendszerint un* melléklap formájában. De készülhet földrajzi és tárgyszókatalógus is, még mindig a betűrend alapján* Az utóbbi célra azonban hasznosabbnak bizonyult a számrenden alapuló, hierarchikus felépitésü szakkatalógus* A katalogizálás munkáját szabványosították,' a szakkatalógusnak nemzetközi rendszere van / Egyetemes Tizedes Osztályozás/, az adat-" szolgáltatás e módszere tehát összehangolt, objektivizált,

: és az adathordozón kivül csak két adatközvetitőre épül* A kutatás pályarendje tehát a következő: KÖNYVTÁROS ——KATALÓGUS —KÖNYV STB*——ADAT* Mieló'tt tovább mennénk, válaszoljunk egy levéltáros észrevétel-:' re. - Könnyű a könyvtárosnak, mert a könyvnek, ellentétben az irattal, a szükséges adatokat összesitő /mondhatjuk ugy is: az adathordozót leiró/ címlapja van, és könnyű azért is, mert lényegesen kevesebb adathordozót kell feldolgoznia, mint a levéltárosnak. * Az észrevétel Csak részben igaz* A cimlap ugyanis, különösen a tárgy szempontjából, nem mindig elégséges szintű, folyóirat esetében pl* túlságosan általános* Ezért az adatszolgáltatás iránt támasztott igény lestrehozta az un* annotációt^