Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Schneider Miklós: Néhány gondolat az iratanyag levéltári feldolgozásának minőségi vonatkozásairól / 12–19. o.

anyag/ után évenként, hanem külön sorozatban helyeztük el. Ez a módszer, abban az esetben, ha a kérdéses iratsorozat egykori irattári segédkönyvei megvannak, teljes mértékben megfelel a célnak, /így pl. ha Kovács János keresi adásvételi szerződését, s a mutató, valamint a sortár alapján kiderül, hogy az a 135/1925* alapszám alatt található, akkor az 1925• évi személyi iratok közül az -A- jelzésű csoportban könnyen megtaláljuk a keresett alapszámot./ Az ipari iratoknál azok nagy mennyisége indokolta, hogy a keresést még a betűrendbe szedéssel is megkönnyítsük. Természetesen, ha valamely fond a megfelelő segéd: könyvek híjával van, akkor valamennyi leválasztott személyi iratot célszerű évenként, vagy teljes egészében betűrendbe szedni, : : Az a megoldás pedig, hogy a leválasztott személyi iratok csomóit külön tároljuk, megkönnyíti azoknak az elévülési idő lejártával történő kiselejtezését a fond megbolygatasa nélkül, S ide kapcsolódik a másik felmerülő kérdés* hogy vajon az egyes leválasztott személyi iratok mennyi ideig legyenek őrzendők, egyáltalán azonos ideig őrizzük-e mindegyiket, vagy pedig az ügyviteli szükségleteknek megfelelően más és más ideig és ha igen, akkor meddig. Az idézett rendeletben emiitett 50 év általában mindegyik fajta esetében megfelel, s igy véleményünk szerint meg lehetne állapodni egységesen az 50 évi őrzési időben, ami a mi esetünkben pl. azt jelentené, hogy a szentesi polgármesteri iratokból az 1920. évi leválasz- , tott személyi iratokat 1970*-ben minden további nélkül kiselejteznénk-. Természetesen itt lehetnek ellenvélemények* a kérdés teljes tisztázása céljából még az egyes iratfajták alaposabb elemzésére volna szükség, hiszen lehetnek olyan ügyek, melyek 50 év elteltével is esetleg élhetnek, ugyanakkor szinte teljes bizonyossággal állitható, hogy az iparengedély ügyek, jelentős részének jóval az 50 éves határidő lejárta előtt már semmi jelentősége nincs* Ez azonban már részletkérdés, mely a dolog lényegét nem érinti és különben is az iratok leválasztását illetően teljesen mellékes, hogy azok mennyi ideig lesznek levéltári őrizetben, .;. A korábbiakban már utaltunk arra, és az idézett rendelet is emliti, hogy a személyi iratok tekintélyes terjedelmű raktári férőhelyet foglalnak el. Mindeddig azonban ennek az állitásnak alátámasztására konkrét adatok nem álltak rendelkezésünkre. Most az elvégzett munka alapján számokkal is érzékeltetni tudjuk a személyi iratok mennyiségét. A szentesi polgármesteri anyag 1920-1929 év közötti 20,32 iratfm terjedelmű anyaga a következőképpen alakult a selejtezés, valamint a személyi iratok leválasztása után: Eredeti mennyiség 20,32 ifm megőrzendő /törzs/ anyag 6,06 ifm kk, 30 % személyi iratok 4,82 ifm, kb. 24 % selejt 9,44 ifm, kb, 46 %