Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - FIGYELŐ - Szedő Antal: Gerhart Enders: Archivverwaltungslehre / 241–255. o.

- ?43 részére/, tartományi állami levéltárak, járási levéltárak, városi levéltárak, üzemi levéltárak, szaklevéltárak, átmeneti levéltárak /ahol a selejtezést megejtik/, irodalmi levéltárak. Ira

ttárak Az irattárak /regisztraturák/ Európában kb. 3oo évvel ezelőtt szerveződtek, keletkeztek. A szervezettség 3oo év előtti formái kb. a 2o. század közepéig fennálltak, de klasszikus virágzásukat a 19. század első felében élték meg. Ha Magyarországon nem is tette meg mindazt a lépést az irat hivatali életében, mint Németországban, lényegében Németországban is iktatás, előadóhoz kerülés, elintézés /az előadó elintézi, főnöke kiadmányozza, vagyis jóváhagyja az elintézést/, leirás, postázás, irattározás /a txsztázatot a főnök aláírja, igy kerül a címzetthez, a fogalmazvány az irattárba kerül/ az irat útja. Eleinte az iktatás és leirás, postázás központilag történt, később osztályokon. Először még az iratkezelésben az előadó is részt vett, később az irat kezelése és az elintézés egészen különvált. Igen fontos kérdés az irattári segédletek kérdése. Itt csak a legfontosabbakat tárgyaljuk. Ilyen az iktatókönyv, az Iktatókönyvben minden beiktatott iratnak iktatószáma volt, bevezették az érkezés dátumát, az irat küldőjének nevét, az irat tárgyát, az előadó nevét, az elintézés módját és idejét. Sok országban /igy Németországban is/ külön iktatókönyve volt a beérkező iratoknak és külön iktatókönyve volt a kimenő iratoknak. A másik fontos segédlet a mutató. Ezt rendszerint külön vezették a helynevekre, a személynevekre és a tárgyakra. Közepes vagy kisebb segédhivatalban generális indexet vezettek, tárgyakra és nevekre. Ezen a két alapvető irattári segédleten kívül volt még kezelőkönyv, mely az előadókhoz kiadott régebbi, egyszer nrár elintézett aktákat jegyezte fel, határidőnapló /mely azoknak az iratoknak jegyzéke, melyekkel kapcsolatben bizonyos dátum esedékessé válásakor intézkedni kellett/, letétnapló /az iratoktól leadott értéktárgyak jegyzéke/, előadói ügykörbeosztás /hogy az iktató tudja, kire kell az aktét elintézés végett kiosztani/. Tárgyilag tagolt irattárak esetén volt egy Registraturplan is /tervezet az iratok tagolására./ Igen érdekesek Endérs fejtegetései az irattári rendezésről, helyesebben az iratok csoportosításáról. Mivel Európában az irattárak fejlődésében ez egy döntő tény, kj.ssé részletesebben kell nekünk Is a kérdéssel foglalkozni. A regisztratura legősibb alakja a könyvregisztratura, az irattárak különböző könyvekből állanak: pl. a városok esetében a legfontosabb könyv a városkönyv, melybe minden fontosabb, várost érintő, vagy a városnak jogokat adó iratot bemásolták. De ezen kívül volt telekkönyv, polgárok k'Jnyve, esküdtek könyve, tanácsi határozatok könyve, számadás könyvek etb. Sok irat még ma is könyv formájában van meg /telekkönyv, anyakönyv, számadáskönyv/. Már ebben a könyvregisztratúrában is csoportosulnak, tagolódnak az iratok. A 14. században megkezdődik a könyvregisztratura felbomlása és az iratregisztratura létrejötte. A döntő lépés a fogalmazványok /exempla/ megőrzése volt, mikor is abbahagyták a fogalmazványok beraásolását egy könyvbe. Lassan kialakítottak egy egységes papírformátumot 1F, ami megkönnyítette az 1ratok fasciculussá formálását. Lassan sor került a beérkezett irat és a hozzá tartozó fogalmazvány egyszerűsítésére is. A könyvből segédkönyv lett /iktató vagy mutató/, már nem másolták bele a teljes iratot, hanem csak annak egyes a-