Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - FIGYELŐ - Szedő Antal: Gerhart Enders: Archivverwaltungslehre / 241–255. o.

- 244 datált. Viszont az iratokat csoportosítani kezdték. A csoportosítást vagy iratféleségek, vagy ügykörök, vagy levelező partnerek szerint végezték, esetleg több elvet alkalmaztak egyidőben. Magyarországi iratkezelési hivatali gyakorlatban különösen az iratféleségek szerinti csoportosítás élt hosszú ideig /mandata, intimata etb./, az üzemi, vállalati iratkezelésben pedig a levelezők szerinti iratcsoportositás. Későbbi fejlemény az iratok tartalom szerinti csoportosítása /Betreffsprlnzip/, ez több évszázados gyakorlat az európai irattárakban. Ez esetben is lehet az iratokat csoportosítani a tulajdonképpeni tartalom szerint, a bennük előforduló személynevek vagy helynevek szerint, esetleg lehet mind a három eljárást kombinálni. Ennél a rendszernél nagyon fontos a már csoportosított iratok további beosztása nagyobb egységekbe. A legprimitívebb besorolási formák az időrendben való elhelyezés, illetőleg a címszavak ABC rendjében való elhelyezés. Természetesen történhet az iratcsoportok nagyobb egységbe való összefoglalása tartalmi összefüggés vagy földrajzi szempontok szerint is. A könyv példát közöl a több fokozatban elhelyezett regisztraturára. Az ilyen regisztratura rendszerben a főcsoportokat, alcsoportokat, csoportokat római és arabs számmal, kis és nagybetűvel jelölték és a számok, betűk segítségével adták meg az iratok jelzetét. Rendkívül érdekesek a szerző fejtegetései a század első felében Németországban végrehajtott ügyviteli reformról /Büroreform/ és annak következményeiről az iratkezelésre. Az ügyviteli reformot bizonyos technikai változások /Írógép, sokszorosító gép, füzőgép, carbonpapir/j valamint a nyomukban bekövetkezett tömeges irattermelés hozta létre. Az iratkezelésnél egyik fontos ötlet volt az iktató- és mutatókönyvek elhagyása, a beérkezés kártyákon való rögzítése. Amellett nem minden irat került volna iktatásra. Sgy másik ötlet volt az un. decentralizált iratkezelés, mikor is maga az előadó kezelte az iratokat, nyilvántartva azokat egy kártyán. Mind a két esetben azonban szükség volt az iratok csoportosításának előzetes megtervezésére, az un. ügyirat csoportositási tervre /Aktenplan/. így vált az egész iratkezelési rendszer önmagát mutatóvá, váltak a mutatók valóban feleslegessé, hiszen az irat tárgya megszabta helyét a csoportosításban. Külön csoportba kerültek az átmeneti értékkel biró iratok /Weglegesachen/, ezeket semmilyen módon sem iktatták, hanem összeségükben rövid idő elteltével kiselejtezték. Megváltozott az iratok jelzetelóse is. Erre hatással volt az un. tizedes rendszer. A tizedes rendszer tulajdonképpen a tudományágak és az emberi tudás területeinek rendszerezése. Az Összes tudásterület lo csoportra, az egyes csoportok ismét lo további csoportra és minden csoport tetszés szerint ujabb további lo csoportra bontható. Balról jobbra haladva következnek a kisebb csoportot jelölő számok. Évtizedek alatt a tizedes rendszer annyira kifejlődött, hogy úgyszólván minden fogalomnak egy szám felelt meg. Ezt a rendszert a könyvtárakban alkalmazták, számmal próbálva kifejezni a könyv tartalmát. Helyesen állapítja meg a szerző, hogy a tizedes rendszer az iratokre nem alkalmazható /ha ezt nálunk a rendszámos és csoportszámos rendszer megalkotói annak idején világosan látták volna!/, mivel a hivatalok ha-