Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 167 Ügyintézés a főosztályokon Előzetes irattári kezelés után az irattár ügykörök szerint csoportosította az iratokat, majd az ügyben intézkedni illetékes főosztályok osztályirodáihoz kézbesítette. 19/ Minden főosztálynak volt osztályirodája, ahol az iratokat - az iktatószámok növekvő rendjében - bevezették az osztálynyilvántartókönyvbe, 0/ amely a következő rovatokat tartalmazta: 1./ Iktatószám 2./ Az iktatmány mellékleteinek száma 3./ Az ügyben intézkedni illetékes ügyosztály száma 4./ Az ügyintéző /előadó/ neve 5./ Annak nyilvántartása,hogy az osztályról az iratot melyik osztálynak vagy számvevőségnek küldték meg, az irat elküldésének és visszaérkezésének időpontja 6./ Az iratot tisztázás végett mikor adták ki a másolónak /gépirónak/, és azt mikor adta vissza? 7./ Az expediálás időpontja 8./ Expediálás után /irattárba helyezés előtt/ még hová küldfcék az iratot? Az irat elküldésének és visszaérkezésének időpontja 9./ Az irat irattárba küldésének időpontja A nyilvántartókönyv 1-2. rovatának kitöltése után az irat tárgyára és jelzetére vonatkozó adatokat bevezették az osztály mutatókönyvébe, - melynek rovatai a központi mutatóval azonosak -, majd az iratot szi-nálás vé gett bemutatták az osztályvezetőnek. A szignálás azt jelentette, hogy az osztályvezető a nyilván-artókönyv megfelelő rovatába beirta az ügyintéző nevét. Abban az esetben, ha az ügy sürgős elintézést kivánt, az elintézés határidejét az előadóiven megjelölte. Ha az osztályvezető a "Velem" jelzést jegyezte fel, az annyit jelentett, hogy az ügyet - intézkedés előtt - az ügyintézővel kivánta megbeszélni. Az elintézésre vonatkozó egyéb utasításokat az előadóiv belső oldalára irta. A szignált iratokat az osztályirodában előadók /ügyintézők/ szerint csoportosították, a nyilvántartókönyvben - az előadó neve mellett feljegyezték a •'sürgős" jelzéssel ellátott iratok elintézésére adott határidőt, majd iktatószámok növekvő rendjében bevezették az előadói munkakönyvekbe és 21/ kiosztották az előadóknak. Az előadói munkakönyv rovatai: 1./ Iktatószám 2./ Az átvétel időpontja 3./ Az elintézés időpontja 4./ Megjegyzés Az 1-2, rovatot az osztályiroda, a 3-4. rovatot az előadó töltötte ki. A 2-3. rovat adatait a nyilvántartókönyvben, az előadó neve mellett ceruzával feljegyezték abból a célból, hogy az irat holléte állandóan ismert legyen. A 4. rovatban az előadó azokat a megjegyzéseket irta fel, amelyeket az irat elintézése során tapasztalt. Itt jegyezte fel az irat átvételekor ée intézésekor tapasztalt észrevételeit /pl. hogy az iratot későn, hiányosan vette át/, az elintézés utáni teendőket /pl. láttamozás, vagy véleményezés végért