Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.
- 166 Abból a célból, hogy a minisztériumban iktatott iratok szükség esetén bármikor könnyen megtalálhatók legyenek, iktatás alkalmával az iratok jellemző adatait /tárgy, hely, név, iktatószám/ bevezették a központi tárgymutatókönyvbe, A mutatót tehát - mint az iktatókönyv segédletét -, még az Iktatóhivatal készitette. A mutatózás minden betűjelnél személynevek, helynevek és tárgyak /intézmények/ szerint történt, A megfelelő "vezérszavak" /tárgy, név, helység/ után az irat iktatószámát jegyezték fel, ' A mutatókönyvet a név kezdőbetűje után következő első magánhangzó szerint tagolták minden betűjelnél /pl, Ba, Be, Bi, Bo, Bu/, azért, hogy a keresés minél gyorsabb legyen, A gyakran előforduló személyneveknek /pl.: Balogh, Horváth, Kiss, Nagy stb,/ intézményeknek /pl, minisztériumoknak, erdőigazgatóságoknak és más alárendelt szerveknek/, tárgyaknak /pl. erdőbirtokosságok üzemterveinek, állategészségügynek, filoxerának stb,/ már az év elején külön iveket nyitottak és az egyes rovatokba csak az utónevet, ill, a közelebbi tárgyat irták be, ' A mutatót /később az iktatókönyvet is/ a naptári év végén bekötötték egyenlő nagyságú kötetekbe. ' Később - az ügyforgalom növekedésével, e keresés gyorsítása végett - külön kötetekbe kötötték a név-, a hely és a tárgymutatókat. Iktatáskor név-, hely és tárgymutatók mellett - a minisztérium egész működése idején - idegenszámmutatókönyvet is készítettek, amelybe a hatóságoktól érkezett levelek, megkeresések "saját" hivatali és annak - az iktatáskor kapott - minisztériumi iktatószámát jegyezték be. Az idegenszámmutató1 c / könyvnek gyakorlati haszna kevés volt, Jl Az előiratok csatolása Iktatás és mutatózás után az iktatmányokat a Központi Irattár vezetésével megbízott segédhivatali igazgatóhoz kézbesítették abból a célból, nogy az iratokat bevezesse az irattári felszerelőkönyvbe /sorkönyv/ és az elciratnkat csatolja. Az irattári felszerelőkönyv első rovatába az iktatószámot, a másodikba az irattári tételszámot, a harmadikba az alapszámot jegyezték be, mig a negyedikbe később az utóirat, vagy azon irat iktatószámát Írták, ame17/ lyikhez az iratot elcsatolták. " A tételt, az alapszámot és az előirat számát az előadóiv megfelelő rovataiban is feljegyezték. Abból a célból, hogy az alapszámhoz tartozó iratok könnyen áttekinthetők legyenek, az iratot palliumba /"irattári irományjegyzék"-be/tették. palliumnak az előadóivhez hasonló nagyságú, középen kettéhajtott papírlapot használtak, melynek külső lapjára, / - szükség esetén valamennyi oldalára - / évek, azokon belül növekvő rendben irták fel az alapszámhoz tartozó iratok iktatószámait, A pallium első oldalának bal alsó része - az előadóivhez hasonlóan - az év-, tétel- és alapszámból álló irattári jelzetet 18/ tartalmazta. Az iktatmányt - az irattári felszerelőkönyvbe való bevezetése után - az előirat palliumjába helyezték és az iktatószámát a legfrissebb előirat száma után jegyezték fel. Ha az ügynek nem volt előirata, akkor palliumot nem állitott8k ki. Abban az esetben pedig, ha az előirat nem volt az őrzési helyén, az ügyintéző tájékoztatása végett az előadóivre felírták, hogy az előirat miért nem volt csatolható és hol található.
