Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 31 nének majd azoknak a bizonyos bzövetségi bíróságoknak az iratai is. melyek Waehlngton-ba küldésére a nyugati területeken - mellesleg szólva - nem is gondoltak. Ezek a területi szövetségi levéltárak ugyanazoknak a feladatoknak felelhetnének meg, amelyeknek az állami szervek iratai viszonylatában a francia megyei levéltárak megfelelnek. VI. - KONKLÚZIÓK Az amerikai tapasztalatok ait igazolják, hogy a levéltáraknak nemcsak elméleti, hanem valóságos hatósági jogkört kell nyerniök az irattárak fölött s ennek megfelelően a selejtezések kérdésében is hatósági felügyeleti jogkörrel kell rendélkezniök. Csak Így lehet elérni, hogy a szerveket, majd az ezek iratalt öröklő levéltárakat veszélyes mértékben el ne árasszák az iratok és zsákutcába ne juttassák ezeket. Az amerikai levéltárosoknak azért sikerült elkerülniök ezt a veszélyt, mert elérték* 1./ hogy a szervek ál„al saját alkalmazottaik közül kijelölt közegek ténylegesen felelősek legyenek a szerv iratainak kezeléséért s az 1lyen kérdések elintézésében a levéltárakkal működjenek együtt; 2./ hogy az 1ratok létrehozása* rendszerezése és selejtezése ésszerű és alaposan kidolgozott rendszer szerint történjék, melynek alapelveit ténylegesen oktassák is; 3«/ hogy a szervek által rendszeresen már nem használt iratok ideiglenes őrzésére átmeneti raktárak létesíttessenek. Az amerikai sikerek egy másik nagy tanulságát is mag kell jegyeznünk, bár ennek kielemzése meglehetősen kényes. Véleményünk szerint ugyan-. Is ezeknek a sikereknek az eléréséhez terminológiai vonatkozású indokok is hozzájárultak! az amerikai nyelvben - tehát nem az angolban - meglévő két, teljesen különböző kifejezés - a records és az archives - is hozzájárult a fentebb ismertetett reformok megvalósításához. Franoiaorszagban, ahol minden iratösszességet archivea-nek neveznek, a hivatali közegeket sokkal nehezebb meggyőzni arról, hogy az iratoknak megvan a papers

. a records és az archives korszaka. Ezt igyekeztünk részletesebben kifejteni a "Seine et Paris" cimü folyóiratban a 'L'administration et les trois fges des archives" cimü tanulmányunkban. /43/ Konklúzióink azonban nem korlátozódhatnak korábbi megállapítások és intézkedések igazolására, sem pedig ennek az igazságnak számadatokkal és tapasztalati tényekkel való alátámasztására, mely szerint a megteendő intézkedéseknek a szerv működése szempontjából célszerűeknek, a jövő történetkutatása szempontjából előnyöseknek kell lenniök, de ugyanakkor költségvetési megtakarításokat is kell eredményezniök. Az a meggyőződés alakult ki bennünk, hogy a tengerentúli surveysk mintájára mind a megyei, mind a területi éo helyi állami szerveknél meg kell vizsgálni! 1./ hány folyóméter terjedelmű az az iratanyag, melyet a szerv használ, illetve saját kezelésében, vagy az irodai munkahelyeken őrizi 2./ mennyi az egy évi irattermelési 3./ mennyi irattól válik meg évente. Ha meggondoljuk, hogy az ameriaknak sikerült közigazgatási irataik fele részét átmeneti raktárakban elhelyezni és hogy ezekben a raktárakban tizezer annyi iratot őriznek, mint a levéltárakban, ez a tájékozódás ké-