Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

32 pezheti majd minden további plannlng x/ alapját. De vajon centralizálni kell-e ezeket az Iratokat, araint az Amerikában történik /vcgy araint ott tervezik ?/ Az a véleményünk, hogy az amerikai saövetdégi rendsrser átvétele nem volna célszerű. Ezzel a megállapításunkkal azonban távolról sem óhajtjuk kétségbevonni magának a rendszernek a célszerűségét* Nyilvánvaló, hogy a rendszer csak bizonyos összevonások, bizonyos koncentráció* esetén gazdaságos, de azt hisszllk, hogy ezt csak nagyobb közigazgatási épületek, vagy épülettömbök esetében kell megvalósítani. Három előnyét látjuk ennek: mindenekelőtt a beruházás költségeit a minimumra lehetne csökkenteni, mert bármennyire kifizetődő Is lenne, egy építkezés finanszírozása mindig nehézségekbe ütközik /lásd a New York-ban történteket/, mig egy megllvő épületben a legtöbb esetben raug lehet szerezni egy-egy egészséges, 1rodai célokra nem alkaLiwe éB jelenleg rosszul kihasznált pincét vagy padlást. Tudatában vagyunk annak, hogy a records management érdekében folytatott kampány megbélyegezte Amerikában az iratoknak attlosokban és basements-ékben történő Összezsufolását, de annakidején nyilván a padlások és pincék meg nem felelő hasznosítására gondoltak. Az Empire state building pincéjében berendezett raktár minket látszik igezolnl. Bíáoik előnye: az iratokat használó szerv közelségében lévén, ac ideiglenes raktárak kevésbé nyugtalanítanák majd a szerveket* nem lenne az az érzésük, hogy raegfoaztották őket irataiktól. Végül harmadsorban a centralizáció esetén nélkülözhetetlen 32emélyzetre nem lenne szükség, a raktár kezelőjének ugyanis csak az iratokat kellene kiemelnie /betekintésre, végy kölcsönzés végett/£ de kutatásokat végeznie nem kellene. Az amerikai rendszer vizsgálata során az ideiglenes raktárak elhelyezésére vonatkozó elgondolásaink is árnyaltabbakká váltak, Ugy láttuk ugyanis némi megfontoláj után, hogy egyes épületekben esetleg neír állna rendelkezésre az ilyen átalakításokhoz szükséges hely, násrészt a már számításba vett átcsoportosítások ellenére egyen kioebb szervek földrajzilag továbbra is távol lennének raktáraiktól és nem volnán^'c abban a helyzetben, hogy saját számiéjukra, maguk kezeljék irataikat. Ezek részére mégis csak helyes volna néhány nagyobb közös átmeneti raktárát fenntartani, melyet a levéltár kezelne. Ugy gondoljuk, hogy az ilyen raktárak létezése nem ösztöuözné arra a npgyobb szerveket, melyek saját raktárát tudnának létesíteni, hogy a saját raktár előnyeiről lemondva, iratalkat a közös raktárban akarják elhelveztetnl. Mindenesetre helyes volna rindkét irányban kísérletezni s a jövő majd eldöntené, melyiket tekintsük véglegesnek. Hogyan valósítsuk meg általában az iratok ,minél gazdaságosabb elhelyezését? Ha a kettőé sorokban történő elhelyezés elfogadhatónak is látszik, /bár ennek bevezetését esetenként tanulmáryozni kell/, az osztatlan, belső emeletek nélküli raktárterraek léteéltesét, különösen újonnan készülő epületek esetében* nem tartjuk helyesnak, Emlitattük már, hogy ennek a rendszernek az alkalmazása a szövetségi recordi centers-ekben a tul magas, csak létrákról elérhető állványok felszerelésére vezetett; az a véleményünk, hogy ez a rend1/ planning = tervezés 2/ attlcr m padlás, padlásszoba 3/ basement * alagsor, pince