Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 22 ló iratfajták esetében utal a generál schedules-okra. melyekről fentebb már szóltunk. A control sche

dules-ok alapján a ezervek helyben elvégezhetik a kiselejtezett Íratok megsemmisítését /elégetés vagy zúzdáknak történő eladás utján/, a megtartott iratokat pedig a records centers-ekbe szállíthatják. Az iratok beszállítását maga az alosztály is előírhatja. A G.S.A.-nak a N.A.R.S.-ra átruházott hatásköre ezt lehetővé teszi. De a békés megegyezés a hatósági útnál sokkal diplomatikusabb. Az esetek többségében a szervek kezdeményezik a beszállítást. A Washington-ban működő szervek az alosztályhoz intézik ilyen irányú kérelmeiket, a vidéki szervek pedig a területileg illetékes records centers vezetőjéhez. A kérdést megvizsgálják és kedvező döntés esetén a records centers-ek a szerv rendelkezésére bocsátják - a legtöbb esetben díjmentesen - a beszállításra kerülő iratok mennyiségének megfelelő számú szabvány-dobozt. Ezekbe az olcsó hullámkartonból készült dobozokba egy-egy köbláb mennyiségű irat fér el: ez a méret nagymértékben elősegíti az iratok mennyiségének számbavételét; ez a lo x 12 x 13 hüvelykes, un. "mágikus" méretű doboz, melybe szélességben két csomó letter-size

1

^ méretű irat, hosszúságban pedig egy csomó legal-size méretű irat fér el. Az érdekelt szervek megkapják később a konkordancia-jegyzékeket, melyekből könynyüszerrel megállapíthatják, mennyi irat került egy-egy dobozba. A dobozokat megszámozzák 1-től a végtelenig és a számokat feljegyzik az átadási jegyzékben. Ezek a jegyzékek /records transmittal and receipt

/^ szabványméretű nyomtatványokon készülnek, melyek a korábbi külön átadási /transmittal of governraent records

/ 4/ és külön számbavételi /records shelf llst

/ " jegyzékeknél sokkal előnyösebbek. A jegyzék első oldalán jegyzik fel az iratok származására vonatkozó részletes adatokat, itt szerepelnek az átadási és az átvételi aláírások, és itt jegyzik fel az átadott iratok pontos mennyiségét, a szervnél felszabadult férőhelyre vonatkozó adatokat, a levéltári gyarapodási napló tételszámát stb. Az első oldal alsó része és a következő oldalak oszlopokra vannak felosztva; az első kettőbe a dobozok sorszáma kerül, éspedig: a szervnél kapott szám, valamint a federal records center /F.R.C./ által megállapított sorszám, ez utóbbi az iratok elhelyezésére szolgáló polc sorszámával azonos; az utolsó rovatban jegyzik fel adott esetben az iratok selejtezhetőségére vonatkozó utalásokat. A jegyzékek két példányban készülnek, az egyiket a records center őrzi meg, a másikat visszaküldik az érdekelt szervnek. Jelenleg tizenkilenc szövetségi records centers működik /ezek közül három Washington-it volt alkalmunk meglátogatni: az Alexandria-i 1. sz. buildinget, a Pranconia-it és a Franklin Street-it./ Ezek felszerelése és működése igen gazdaságos. Az épületek egy része erre a célra épült, másik részét pedig vagy régi raktárak, megszűnt gyárak stb. épületéből, vagy a legutóbbi háború idején épült ideiglenes épületekből alakítottak át. Az épületekben az 1/ letter-slze » levelek papírmérete 2/ legal-size » hivatali iratok papírmérete 3/ records transmittal and receipt

••• iratok átadási-átvételi jegyzéke 4/ transmittal of government records « kormányzati iratok átadási jegyzéke 5/ records shelf llst « raktári jegyzék