Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
23 Irodahelyiségeken kívül minden teremben igen egyszerű állványzat van, a nagy utcák mentén mindkét oldalon hosszú állványsorok húzódnak. Jelenleg arra törekszenek, hogy nindenütt fémállványzatot alkalmazzanak, de szép számban találhatókmég itt-ott fa állványok is. Az állványok tartóoszlopait mindenütt csavarmentes lyukakkai ellátott szögletrudak képezik; ezeket eredetileg egyik büntetőintézetben készítették, ma pedig egy angol vállalat szállítja. A* állváryok tul magasak /körülbelül 5 méterre 14 polcsor jut/, igy aztán minthogy a raktárak nincsenek szintekre tagolva, és azokban galériát nem építettek, magas "prédikátor" létrákat kell Usználni. Azt állítják ugyanis, hogy a könnyen elérhető magasságot meghaladó méretű állványok alkalmazása sem vezet rendetlünségre, mertí 1./ a szabványdobozok megkönnyítik a kezelést; és 2./ a magasan lévő polcokra a ritkábban használt iratokat helyezik. Érdekes, hogy az állványok mindkét oldalára kétsorosán állítják fel az iratokat a belső sorba, akárcsak a magasabb polcokra a kevésbé használt iratokat helyezik. A legkisebb helyet is sikerül kihasználniok s ezt jórészt a P.R.C. jelzet-rendszernek köszönhetik t amint valamelyik sorban a selejtezések következtében megürülnek a polcok /4B az ezeknek megfelelő jelzetek/ azok máris felhasználhatók ismét. A jelzeteket ragasztót 1 ; címkékre Írják - elvben; a gyakorlatban arsonbe^i általában ecsettel írják rá magukra a dobozokra. Az iratok szállítása a centeren belül a szokásos kiskocsik segítségével történik, raig kívülről a N.A.R.S* te* herautól szállítják be az iratokat. A személyzet viszonylag k-'sszámu. A Washington-t Kiszolgáló négy raktárban /melyekben több m:lnt 5oo kilométernyi iratot őriznek/ alig 155 alkalmazott dolgozik. Ezek tevékenysége azonban nem sroritkozlk a gyarapodások, a selejtezései és a Szövetségi Levéltárba történő esetleges átadások áloal megkövetelt kezelési munkákra, ellenkezőleg, a személyzet munkaidejének nagyobbik részét a reference /kutató/ szolgálat /a kutatások, irat'-ölcsönzések/ köti le. Csupán ebbe a négy raktárba napi 4ooo kérés érkezik be naponta, ezek közül egyedül a Franconia-iba pedig napi 800-I000. Ezeket a kérelmeket vagy telefonon vagy egy különleges nyomtatványon lehet előterjeszteni. A nyomtatvány 3> másolópapírral elválasztott lapból álli az egyik lap a kiadott iratot kiséri, a másodikat visszaadják a kérelmezőnek, a harmadikat a centerben tartják vissza. Egyszerű felvilágosítást, fotókópiát /ez a leggyakoribb eset/ vagy az eredeti irat kikölcsönzését lehet kérni. A kérelmezőnek meg kell jelölnie a gyarapodási számot, és ha lehetséges, a raktári doboz számát is. Kutatási segédletként az átadási-átvételi jegyzőkönyveket használják. Ezeket a jegyzékeket a records centersckben a Szövetségi Levéltár recorde groupt, -jainait rendjében, azokon belül pedig a szervek rendjében Őrzik. Ennek a rendezernek kétségtelenül megvan az az előnye, hogy megkönnyíti az állandó értékkel biró iratoknak a Szövetségi Levél-tárba történő átadását; hátránya viszont, hogy a közigazgrtáel szervezet alakulását nem lehet nyomon követni; ezen hátrány elkerülése végett csak a records gioupsok kapnak sorszámot, mig a szerveknek a records groups-on belüli sorszáma módosítható. Ettől függetlenül Washington-ban a reggel benyújtott kárelmekre még aznap este, az este beadott kérelmeiére pedig másnapra megadják a tájékoztatást vagy kiadják a kért iratokat. Minthogy a recorde centere 1/ records groupa » iratsorozatok
