Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
- 21 Az alosztály feladata, segítséget nyújtani a szövetségi jzerveknek irataik megőrzésére, levéltárba adására, ill. megsemmisítésére vonatkozó terveik végrehajtásában. Ez az alosztály hango?ja össze a több tárcát érintő ilyen jellegű munkaterveket és ez az alor-.tály irányítja a records oenters-ek működését. Ahhoz, hogy ennek a nehéz feladatnak meg tudjon felelni, hogy a feladat végrehajtását meg tudja tervezni, az alosztálynak minden pillanatban tökéletesen tisztában kell lennie a records-ok helyzetével és mozgásával. Ennek erdekében az összes közigazgatási szerveknek évenként be kell jelenteniök irataik adatait; a bejelentés nyomtatványon történik, melyen a meglévő iraíck mennyiségére és az abban bekövetkezett változásokra vonatkozó adatokat kell feljegyezni. Az alosztálynak ki kell értékelnie ezeket a Jelentéseket éu értelmeznie kell az eredményeket! ez a munka a demográfiai tdatok feldolgozására emlékeztet. A bejelentések adataibői összeállított állandó leltárat a records centere alosztály stratégiai fegyverének, mig a sohedules-okat az alosztály taktikai fegyvereinek tekinthetjük. Ezek Összeállítása és módosítása mindig az érvényben lévő utasítások /37/ szigorú betartásával történik. Egy nagyobb szerv különféle iratainak sorsáról intézkedő általános sohedules - vagy control schedule - összeállítása élőt;; az érdekelt szerv records officer-étől kérnek javrslRtot. Ez a drsft 1/ képezl aztán a reoords centers alosztály szakértőinek, az érdekelt szerv igazgaftójának, vezetőinek, sőt beosztottainak részvételével tartott viták és értekezletek alapját. A szabályzat végleges szövegében a szerv vezetőjének a records management-t szabályozó 6 3ö atségi Jogszabályra hivatkozó bevezetője hatályon » kívül helyezi az utasítás végrehajtását akadályozó korábbi szabályokat, majd ismerteti az uj eljárást, meghatározza az abban alkalmazott terminológiát stb. Mindezek &% intézkedések nélkülözhetetlenek ahhoz, hogy a schedule az érvényes jogszabályok keletébe beillesztessék. Még amikor csak egy rész-utasitás készül ia, mely valamely szerv egyik szervezeti egységének iratairól intézkedik, a helyes végrehajtás biztosítása érdekében egy ilyen magasabb szintű rendelkezés kiadását eszközlik ki. A tulajdönképen! control schedule a dispcgal schedule adatait foglalja mágáben, vagyis pnriak a jegyréknek az adatait, melyet a jogszabályoknak megfelelően már előzetesen bemutattak a kongresszusnak is, és csak azokat a határidőket tartalmazza, melyek lejártával a különféle iratok megsemmisíthetők. A kongresszusi hozzájárulást az alosztály a Szövetségi Levéltárral egyetértésben kérelmezi. A Szövetségi Levéltár történeti szempontból vizsgálja felül a javaslatokat. Az irat-kategóriánként megszerkesztett selejtezési engedély iránti kérelmek nyomtatványai azonosak az egyer iratok megsemmisítésének •ngedéiyezéee Ügyében készült jegyzékkel /dlspQBal llsts /. A control schedule a d *apósai soheduleből átvett megjelöléseken kivül ismerteti az érdekelt szerv feladatait és a szerv által létrehozott különböző Ixatfajták jallegét. Meghatározza egyben, meddig kell megőrizni az iratokat magánál a szervnél és meddig a reoords centerse':ben. Megjelöli a dossziék lezárábénak időpontját, ütemét /breaks /. és a több szervnél előfordu2/ draft * vázlat, tervezet, fogalmazvány
