Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
- 15 gativ előjelű lesz, más szóval, hogy még mindég jelentős mennyiségű iratanyag marad a szerveknél. Valóban, 1955-ben 8000 kilométer mennyiségű iratot vettek számba 0 ebből mindössze 3ooo kilométer került be a centers-ekbe. A szervek - igényeik első csökkentése után - azt állitották, hogy ennek a 8000 kilométernyi anyagnak mintegy 24 SS-a érdemelné meg a gyakorlatilag végtelen ideig való anyagőrzést. Ha flgye lembe ve sf=<zük azt is, hogy az évi irattermelés az looo kilométeres átlag körül állapodott meg, nyilvánvaló, hogy vagy a recorda centers-eknek. vagy a Szöveteégi Levéltárnak ujabb nehézségekkel kellett szembenéznie. A koreai háború folytán bekövetkezett bürokratikus túlzások és az irattultermelés 1953-ban a második Hoover bizottság kiküldését eredményezte. Ennek a bizottságnak a működése - az előzőéhez hasonlóan - ujabb jelentős befolyást gyakorolt a records management-tel kapcsolatos szövetségi politikára. A második Hoover bizottság Az elsőhöz hasonló Összetételű, de szélesebb feladatkörrel és a reformok tekintetében határozati joggal felruházott második Hoover bizottság /29/ a paperwork management érdekében egy ujabb task forcet szervezett, melynek elnöke Leahy lett. A recorda management kifejezést nem véletlenül hagyták elx ugy látták ugyanis, hogy sz utóbbi kifejezés a hivatalok nyelvhasználatában a selejtezéssel és a levéltári megőrzésbe történő átadással . vált egyértelművé /3o/ ugyanakkor azonban az iratok létrehozatala, a gyors iratkezelés stb. - a records management fontos mozzanatai - még nem érik el a kivánt szinvonalat, mig a selejtezéseket és a levéltárba szállitásot3t a K.A.R.S. Recorda Management Dlvision tevékenysége folytán már eredményesen szorgalmazták. A paperwork kifejezés a felismert hiányosságokat hangsúlyozta különösen a birth control vonatkozásában, melynek felismerhető eredményei nem mutatkoztak. A task force által bemutatott jelentés megbélyegezte a szervek helytelen paperwork managementjét /vagy annak teljes hiányát/ és az ebből származó pénzügyi következményeket. "A szövetségi paperwork , irta összefoglalóul Leahy, egy 4 milliárd dolláros b ig business . ' melyen minden óvb«n 25o millió dollárt lehetne megtakarítani, ha xiajlandók volnának komolyan foglalkozni vele. n A jelentés azt javasolta, hozzanak létre a G.S.A. keretében egy, a N.A.R.S.-től teljesen független Paperwork management service-t. mely vegye át a N.A.R.S.-nak a paperwork-kal kapcsolatos összes feladatait, a records centers-ek irányításának kivételével. Javasolta a jelentés a Kormányszintű records management program megszerkesztését is. A részletjavaslatok közül megemlítjük: az állandó megőrzésre javasolt iratok százalékarányának csökkentését, az iratrendezők méretének csökkentését ós szabványosítását; a korábbi egyharmad helyett a köziratok felének a records centers-ekben történő elhelyezését, a records centers-ek felszerelési költségeinek és a raktárak fenntartási költségeinek csökkentését stb. A bizottság a task force kisebb jelen-őeégü javaslatait elfogad' 1/ big business « nagy üzlet
