Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 14 a Leahy elvnek megfelelően a centers-ek már mint tájékoztatási és iratkölcsönzési központok kezdték meg működésüket: 1955-ben a telefonon továbbított kérdésekre már kilenc percen belül válaez+ tudtak adni és egy napon belül rendelkezésre tudták bocsátani a kért iratokat; ugyanabban az évben állandó központok 9oo.ooo, a Saint Louis-1 pedig 600.000 ilyen kérést tudott teljesíteni. öt évvel a kísérlet megkezdése után vajon milyen konklúziókat lehetett levonni? Mindenekelőtt - mint láttuk - sikerült tehermentesíteni a Szövetségi Levéltárat. Ez volt az első nagy eredmény. Aztán a selejtezési munka ésszerűsítése - amit a Szövetségi Levéltár korábbi munkája és az uj jogszabályok tettek lehetővé - 1953 óta egy további figyelemreméltó eredményt szültt a rendszeresen engedélyezett selejtezések során megsemmisített iratok mennyisége elért* az újonnan létrejövő iratok mennyiségét, a 45o kilométert. Minthogy ugyanabban az évben a recorda centers-ek mindössze 23o kilométer mennyiségű iratot vettek át, azt lehetett volna feltételezni, hogy az első pozitív mérleg révén raktári férőhely fog felszabadulni. A koreai háború mia^t azonban a honvédelmi tárca 9oo kilométert termelt, szemben az 5oo kilométer mennyiségű bezúzott irattal. 1953-ban azonban az összes szövetségi szervek együttvéve már csak looo kilométert termeltek, 13oo kilométert kiselejteztek, s a termelt mennyiségből is 24o kilométert a records centers-ek vettek át. Ezúttal a férőhelynyereség + 45o kilométernyi volt. Ugyanennyit lehetett levonni a szerveknél őrzött Iratok mennyiségéből is. A Szövetségi Levéltár és a szervek tehermentesítése már önmagában épp elég szép eredmény lett volna. De ez még nem minden. A Leahy elvnek és a Hoover bizottság álláspontjának érvényesítése révén a szervek működésének megkönnyítésében elért eredményeken túlmenően, a records management rendszeréé alkalmazásának számokban is kifejezhető költségvetési n.egtakaritásokat is ki kellett mutatniat a műveletet rooney savinggá kellett tenni. Az eredmények ezen a téren is biztatóak voltak: a kísérlet első két évében, egyedül a federal records centersek. a felszabaduló hely és a kiselejtezett iratok révén, az előzetes becslésnek megfelelően, 5,421.000 dollárnyi megtakarítást értek el. Egyetlen évben, 1955-ben 3,245.000 dollárnyi megtakarítást mutattak ki. Meg kell jegyezni, hogy a megtakarítások nagyobbik részét a felszerelési költségeknél érték el, mert a records cen*erpekben az irodai irattartóknál jóval gazdaságosabb módon tárolták az iratokat. Mindez szép volt és dicső* Azt jelenti mindez, hogy 1955-ben valamennyi probléma meg volt oldva? Természetesen nem. A records centersek, amint észrevették, hogy az első érékben beszállított irataik •öregedni" kezdenek, mindjárt fokozták is a selejtezési munka ütemét és mértékét, joggal lehetett volna arra következtetni, hogy a már tehermentesített szervek is igyekeznek majd selejtezési munkájukat fokozni. Még ha azt feltételeznénk is - ami teljességgel elképzelhetetlen - hogy egyetlen irat sem lett volna tartósabb /ha nem is állandó/ megőrzésre érdemes, be kell látnunk, hogy az 1953» de még inkább az 1955 évi előnyös mérlegek tulajdonképpen egyszerű rendkívüli llkvldációknak feleltek meg, s hogy a következő években a helynyerés mégiscsak ne1/ money saving * gazdaságos