Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
- 9 vaslatokat tartalmazó Sc hedules-ok helyett mo t már Kötelező er«jü scheuulesok készülnek; minthogy a kongresszus ezeket Jóváhagyta, ezek révén már eleve meg lehetett határozni a kiselejtezendő iratok körét. Bizonyos számú ilyen táblázatot mindjárt meg is szerkesztenek annak llenére, hogy a személyzethiány érezhetően hátráltatja a munkálatokat, Sőt, maga a levéltár is kiselejtez évenként 1-2 kilométer mennyiségű iratot. Mindezek ellenere a kérdés 4 nég "távolról sincs megoldva." 1945-ben további több mint 2o kilnnéternyl iratanyag beszámítása után a Szövetségi Levéltár álxománya megközelíti e 23o kilométert. Ez már a zsákutca lenne? Hogy kell kijutni belőle? A Szövetségi Levéltár és ui Xnteragfcscy Records Admlnlstratlon confere nce résztvevői azt válaszolták, hogy &z egyes szervek által saját kezdeményezésükből létesitett raktárakhoz hasonló átmeneti ralrtárakat kell létrehozni az időlegesen megőrzendő iratok tárolására. De ki viselje a raktárépítés költségeic? KI fogja kezelni ezeket a raktárakat? Egyelőre semmiféle döntés nrm született; bár a szövetségi szervek irattáraiban őrzött iratok mennyiségét időközben már 7ooo kilométerre becsülték /ez a mennyiség a Szövetségi Levéltár befogadóképessége 23-szorosának felel meg!/. A döntésre várakozva az épület felszerelésének befejezésével és a már beszállított Íratok selejtezésének szorgalmazásával lgyek.ztek ae épület befogadóképességét növelni. A csőd azonban elkerülhetetlennek látszik. 1946-ban - ennek ellenére, hogy egy u^abb disposal act a minden szervnél előforduló iratokra kiterjedő generál echedules -ok megszerkesztését és azoknak a kongresszus elé terjesztését is engedélyezte - a levéltár anyaga eléri a 245 kilométert, 1947-ben 27l» 1948-ban 285, mlg 1949-ben már 298 kilométerre terjed a levéltár állománya. Az épület - mint már említettem - körülbelül 3oo kilométer mennyiségű iratanyag befogadásárp alkalmas. Ez már a csőd lenne? A Szövetségi Levéltár, mely évek óta már több szerv iratainak átvételét tagadta meg, be fogja zárni kapuit és magukra hagyja a kilátástalan helyzetbe került szövetségi szerveket? Vagy talán képtelen zsúfoltságot teremtenek a levéliárban? Erre szerencsére nem került sor, mert a gyarapodások mennyisége hirtelen megcsappant: 1949-ben 17, 195o-ben 8, 1951-ben pedig mindössze 4 kilométer mennyiségű iratot vett át a levéltár. Ez az enyhülés lehetővé tette a relujtezések fokozását! 1951-ben 7 kilométer terjedelmű állványzat szabadult fel, szemben a 4 kilométer terjedelmű gyarapodással! cs irányzat tehát visszájára fordult, Az iretok mennyisége ilym^dox. rövidesen 26o kilométerre csdk^ent. Ez a változás nem valamiféle csodának tudható be, még kevésbé annak, hogy a Szövetségi Levéltár m^gtagaíta volna a szervek által átadásra kijelölt iratok gondozásba vételével járó kötelezettségeinek teljesítését. Ez az eredmény egyedül a régóta sürgetett records centersek munkába állításának tulajdonitható. Ezen records centersek létrehozása az első Hoovsr bizottságnak tulajdonítható eredmények leglátványosabbjai kös.é sorolható. Az első Hoove:: bizottság /24/ 19í7» július 7-én Truman elnök jóváhagyta a kongresszus által 1/ generál acheduled -általános, valamennyi szervnél előforduló iratokra vor HU natkozó selejtezési ügykörjegyzék
