Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 5 ing stb. kérdéseivel foglalkozott. Vizsgálódásai során feldolgozta mind a magán szakértők, mind az üzleti élet, mind néhány közhivatal tapasztalatait. A hivatali iratok kezelésére vonatkozó néhány általános jellegű javaslatát érdemes megemlíteni. Megállapítható ugyanis ezekből, hogy több mint ötven évvel ezelőtt néhány szakértő milyen nagy mértékben megelőzte korát. íme a Javaslatok rövid összefoglalása: . 1./ Függő?egesen felfüggeszthető irattartókkal helyettesíteni a tSÚáS* -eket; 2./ megszüntetni az előbbi javaslat folytán fölöslegessé vált lapszéli tárgyrovatot $ 3./ az egész levelezést - vagyis a beérkező leveleket és a kimenő levelek másolatait - a self-Indexing s.vstem }f szerint kell rendszerezni, mely fölöslegessé teszi mind a mutatózást, mind a cédulázást stb. /a bizottság alaposan megvizsgálta a tizedes, a betűrendes, a különféle szimbólumokat alkalmazó stb. rendszereket/; 4./ kivételes esetektől eltekintve nem iktatni és nem cédulá^ni a levelezést} 5./ másoló papirossal készült másolatokkal helyettesíteni az addig másológépen készült másolatokat? 6./ kiterjeszteni a diktafonok használatát; 7./ bevezetni és elterjeszteni az un, ablakos borítékok használatát; 8./ gépesíteni a körlevelek borítékolását és expediálását; 9./ a gépíráshoz alkalmazott nyomtatványok használatát; lo./ csökkenteni az udvariassági formulák használatát. Ezeket a javaslatokét nem méltányolták a remélt mértékbea. B«gyik-másik javaslat mér ma Is csak holt betű nem egy amerikai szervnél. Pedig a javaslatok jónéhány pontja a korábbi bizottságok konklúzióinak többékevésbé hü megismétlése volt. Az egyetlen nagy újdonság, a aolfindexing eystejnj bevezetése volt. Sajnos azonban, a bizottság ezt a kiváló javaslatot a tizedes rendezerrel egybekapcsoltan vetette fel, melyet ma már erre a célra általában alkalmatlannak tartanak. Másrészről az iratok selejtezésének kérdését a bizottság gyakorlatilag figyelmen kívül hagyta. A Szövetségi levéltár megjelenése ' Ennek a századnak az elején, amikor egyik bizottság a másiknak adta át helyét, az amerikai Szövetségi Levéltár - hogy ugy mondjuk - még valahol a "Temze ködében" lappangott. Ha száz év óta szóba is került néha-néha a Szövetségi Levéltár és a gondozására rendszeresítendő levéltári szervezet, mindez csak méla óhaj volt, melyet a tiszteletre méltó európai intézményekre irigykedő igazgatási szakértők és tudósok fogalmaztak meg. Washington-ban a Szövetségi Levéltár épületének helyén annakidején még a Pennsylvania rallroad í/ pályaudvara és a központi vásárcsarnok épülete állt. Ami pe<Uc . ezen Idők történészkutatóit illeti, ezek a XVII.-ik század francia tudósainak úttörő mentalitásával ezer nehézséggel küzdve néháay közigazgatási iratgyűjtemény böngészésével foglalkoztak•/17A 1913-ban a kongresszus meghatalmazta a kincstár titkárát, hogy vizsgáltassa meg egy levéltári épület felépítésének tervét; az első világháború kitörése azonban félbeszakította a tervezgetést, még mielőtt annak megvalásitásához hozzákezdtek volna. A háború óriási raeny1/ record keening « iratmegőrzés, iratgondozás 2/ folder - iratgyűjtő, boritóiv .-• 3/ eeíf-indexin

g system » az iratok rendszerezésének az a módja, mely a sa— gédkönyvek /de elsősorban a mutatókönyvek vagy kartotékok/ használatát fölöslegessé teszi. 4/ Pennsylvania-railroad -Pennsylvania-i vasút