Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lakatos Ernő: Járási főjegyzői iratok átrendezésének néhány problémája / 3–16. o.

- 4 A rendezés célkitűzéseinek megállapításánál döntenünk kellett, hogy a Horváth Ferenc ajánlotta részleges rendezést * végezzük-e el, vagy pedig az anyag teljes átrendezését? Az utóbbi mellett kellett döntenünk, mert teljesen tisztán akartunk látni, és a részleges rendezés éppen a nem problematikus kérdések megoldását jelentette volna. Kedvező hatása csupán a félszolgálatban mutatkozott volna meg. ' , Közismert, hogy fiatalkorú fondjaink kétirányú: tudományos és közigazgatási igényeket elégítenek ki. A fiatal fondoknál az utóbbi a döntő egy ideig,majd egyre inkább elhalványul ez az igény, az iratok a közigazgatás számára halottá, ' ezzel szinte párhuzamosan a történettudomány számára pedig élővé válnak. A kérdés az, hogy a közigazgatás vagy a tudomány szempontjait érvényesitsük-e a táigyi egységek kialakításánál? A két szempont nincs szükségképpen ellentótben, de lehet. Mindenesetre célszerű olyan megoldást keresni, amely mind a két igény szempontjait kielégíti; régi anyagnál azonban egyedül a tudományos kutathatóság érdeke a döntő.Választott fondunk azonban legfeljebb 17 éves, itt tehát a közigazgatás és az állampolgárok érdekeit kellett elsősorban figyelembe vennünk. Az anyag sajátos természetéből folyik, hogy az elsősorban közigazgatási érdekű anyagnak nagy része a későbbiek folyamán sem válik történeti értékűvé, hanem egyszerűen, csak selejtanyaggá. Az iratanyag másik része viszont már most is elsőosztályu történeti forrás /Pl.a földreformra vonatkozó iratok/, jelentősebb közigazgatási érték nélkül. De mit tegyünk azzal az anyaggal, amely a közigazgatás és a tudomány szempontjából is egyaránt fontos? A fő cél mindig csak az lehet, hogy az akta felkutatása bérmely szempontból is kívánatos, mindenképpen gyors és könnyű legyen. Ez a cél részben kis terjedelmű csoportok kialakításával, részben a csoportok funkcionális jellegének kidomborít ásával érhető el. A funkció szerint kialakított csoportok mind a történeti, mind a közigazgatási érdekeket is szolgálják, sőt a csoport kialakításánál már figyelemmel lehetünk a későbbi selejtezésre is. Ha viszont kizárólag tematikai csoportokat hoznánk létre, az nemcsak az ügyfélszolgálatot bénitana meg, hanem még a történeti kutatás lehetőségét is csak a kialakított tematika irányában kööynyitené meg. Uj történeti problémák felmerülése esetén pedig szinte lehetetlenné tenné a kutatást. A szovjet levéltárak gyakorlata is a funkciós tagolást igazolja. Egy levéltári tárgyi átrendezésnek természetesen sok előnye van egy, a regi sztraturában felállitott irattári tervvel, /Aktenplannal/ szemben. Sokkal célszerűbben lehet tömöriteni, csoportosítani a meglevő anyagot, mint a szerveknél a keletkezőt, amelyet sok ismeretlen tényező is befolyásolhat, de ezen túlmenően is a csoport-alkotásoknál a funkcionális és a tematikai szempont együttes alkalmazására nyilik lehetőség. Bár a csoportok kialakításánál •mint már emiitettük - elsősorban az ügyköri tagolást érvényesítettük, az alcsoportok létesítésénél gyakran előtört a történeti téma. A beszámolóhoz csatolt repertórium bőségesen szolgáltat erre vonatkozó példákat. Mivel mindössze öt évig működő szerv kisterjedelmű /9 ifm/ anyagát kellett átrendeznünk, ezért tagolásunk alapjául a funkcionális elvet választottuk és ezen belül alkalmaztuk a kronológiai, VPgy szükség szerint a topográfiai, illetőleg az egyedi betűrendes rendszert. Nézetem szerint az alapszámos irattári rendszernek nagy értéke az "ak^enplanos" rendszerekkel szemben, hogy ismeri az ügyirat fogalmát. Az ebben a rendszerben kialakult ügyiratokat tárgyi átrendezés esetén is meg kell tartanunk, Levéltári Hiradó 1959. 3-4,sz. 7.1.