Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lakatos Ernő: Járási főjegyzői iratok átrendezésének néhány problémája / 3–16. o.

- 5 mert az ügyirat szervesen fogja össze az "egy konkrét ügyre vonatkozó" összes iraí tokát. Ezért beszámolónkban kronológiai rend alatt mindig az ügyiratok alapszámainak idő- és számrendjét értem. Az ügyirat egységében érintetlen marad akkor is, amikor földrajzi tagolásban betűrendben helyezem el. Mindenképp az anyag könnyű kutathatóságát akartuk biztosítani, ezért egymástól fogalmilag élesen elváló csoportok, tételek kialakítására törekedtünk, de ügyeltünk arra, hogy az ügyiratok egyben maradjanak, sőt- ha valamilyen ok folytán a regisztraturában ez nem volna meg, most együvé kerüljenek. A tóteleken belül az iratokat időrendbe raktuk, amennyiben azonban igy tul sok anyag gyűlt volna össze, akkor altételeket alakitottunk ki, és az altételeket rendeztük kronologikusan. A mennyiség is döntő tényező volt a kronologikusan rendezett iratcsoportok esetében. Általában 4-5 icm-nél nagyobb csoportot csak kivételesen hagytunk meg időrendben Aivótel a közellátási kútfő volt/. Az időszerinti rendezéstől eltértünk az egyedi ügyek esetében, ezek aktáit helynevek szerint és ezen belül az érdekelt személyek betűrendjében helyeztük el. A kronologikus rendezés alapjául mint emiitettem az alapszámot fogadtuk el. Az ügyiratok nagyobb része - mivel az esetek többségében egyedekre vonatkoztak - ritkán kerültek kronologikus felállításra. Az ügyiratok kisebb része kapcsolás nélküli rendeletekből állott, vagy olyan ügyekből, amelyek ritkán haladtak át a következő évbe, tehát ezek kronologikus rendezése különösebb problémát nem okozott. A kronológiai, topográfiai és a személyszerinti tagolás hagyományos rendezési forma. A Pest megyei Levéltár régi feudális lajstromai, mutatói, mind ezen az elven épülnek fel. A lajstrom általában a kronológiai elvet követte /már a kronológiai rendezés eredményeképpen is/, a mutató pedig a topográfiai és egyedi jellegekre utalt. A mi rendezésünknél a haVrom elvet kombináltuk. Repertóriumunk alapján ugyan nem tudjuk megmondani,hogy egy bizonyos konkrét ügy iratai megvannak-e, de minden esetben megállapíthatjuk, hogy hol kell lenniök. Ennél többet aa "aktenplanos" rendszerek sem tudnak nyújtani.Tulajdonképpen nálunk is született egy "Aktenplan", de csak rendszerezésünk során, amely rendezés végével repertóriummá bővült. így az iratrendezés eléggé egyszerűnek látszik, a nehézségek azonban a tárgyi csoportok kialakításánál lépnek fel. Aa aktákat nem előre elkészített kategóriákba raktuk, hanem az anyag osztályozásánál megvártuk, hogy milyen kategóriák adódnak, hogy hova kívánkoznak az egyes akták. A csoportok megalkotása még igy is eléggé bonyolult feladatnak látszott. A járási főjegyzői hivatalnak szervezeti tagozódása nem volt. Az egyes ügyfajták azonban eléggé élesen elváltak egymástól;- /pl. az anyakönyvi ügyek és az építési engedélyek / a főjegyzői hivatal hagyományos feladatköreiben /a községek feletti felügyelet, az újoncozás, az épitésrendészet, az iparfelügyelet, a rendőri büntető bíráskodása, stb./ és általában ahol első, vagy másodfokon határozatokat, vagy ítéleteket hozott, határozott profil nyilvánult meg. A felsőbb hatóságok azonban tudomásulvétel végett sok egyéb dologról tudósították, vagy utasították a főjegyzőket, a községeknek és az alsóbb szerveknek küldött rendeleteket a kellő ellenőrzés gyakorlása végett ő is megkapta, sőt a bíróságok ítéletei is eljutottak hozzá. Szék a rendeletek és felsőbb utasítások az államigazgatásnak úgyszólván minden ágára kiterjedtek.flendezésünk ,során összesen 12 főcsoportot helyesebben kútfőt alkottunk. A kútfőkbe való besorolás az alábbi szempontok alapján történt. I. Az első kútfőbe kerültek a fondképző

re vonatkozó iratok. Ebben a kútfőben gyűjtöttük Össze a fondképző szervezetére, területi illetékességére, működésére, alkalmazottaira, valamint iratanyagára vonatkozó öszszes iratokat. Az iratok az egyes alcsoportokon belül az alapszámok időrendjében, az egyedi ügyek pedig a családnevek betűrendjében fekszenek. Ha már mesterségesen