Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - FIGYELŐ - Káposztás István: Az ügyintézés néhány problémája az ukrán hivatalokban / 159–161. o.

- 160 lok, intézmények és vállalatok iratait s igy sajátmaguk érzik majd,ha helytelen volt az iratkezelés. Ezért fontos, ha a levéltárak már az iratok születését is figyelemmel kisérik. Az ellenőrzés kérdése a Magyar Országos Levéltár Népi Demokratikus Osztályának dolgozóit is foglalkoztatja. Egyes esetekben hivatalok és intézmények iratselejtezésének megvizsgálása alkalmával tesznek is észrevételeket az ügyiratkezelésre vonatkozólag, anélkül, hogy ellenőrzési joguk volna. A Szovjetunióban a levéltárak az ügyvitel ellenőrzésére jogot kaptak. Az ukrán levéltárosok 1960-61. évben több intézkedést tettek a hivatalok, intézmények és vállalatok ügyintézésének megjavitása érdekében. így elérték azt, hogy ma már majdnem valamennyi nagyobb szerv a nála előforduló ügyeket jegyzékbe, \ nomenklatúrába foglalja és azt a levéltárosokkal megvitatja. Ismerates, hogy a hivatali ügyintézés helyes megszervezése, valamint a hivatal tevékenysége folytán keletkező iratanyag egységes rendszerbe foglalt őrzési egységeinek kialakítása Páljából a szovjet hivatalokban minden évben összeállítják az ügyiratok nomenklatúráját, ügyiratjegyzékét. Az ügyirat-nomenklatúra az ügyvitel anyagainak csoportos!tási terve. Az ügyiratnomenklatúrák összeállításában résztvesznek a levéltárosok, az il-;. lető hivatal vezetői, irodavezetők, ügykezelési felügyelők és titkárok, végül az irattár dolgozói. Az ügyiratnomenklaturákat a levéltárral történt egyeztetés után a hivatal vagy a titkárság vezetője hagyja jóvá. Az ügyiratjegyzékben közösen állapitják meg az egyes iratok őrzésének idejét, iktatásformáját, stb. Az együttműködés nagyon fontos a levéltárosok számára is, mert ezzel szélesitik ismereteiket, mélyebben megismerik a hivatalok és intézmények iratképződésének és iratforgalmának probléma- ' it. Megismernek több hivatali ügykezelést, melyek közül kiválaszthatják a legjobbakat és azok tapasztalatait továbbadják. Az ukrán levéltárosok áttanulmányozták az ukrán művelődésügyi, földmüvelésügyi, az ukrán minisztertanács stb. iratkezelését és azt széles körökben megvitatták. Az értekezleteken a levéltárosok, az intézmények vezetői ós érdekelt dolgozói vettek részt. . -^ A levéltárak dolgozói a viták eredményét összefoglalták, és mint elfogadott ügyintézési utasitásokat Ukrajna más intézményeinek is megküldték. Hogy a vitáknak milyen nagy visszhangja volt a levéltárosok és illetékesek körében, arra jellemző, hogy 1960-ban az Ukrán Szövetségi Köztársaság levéltári központjának elméleti folyóiratában több mint 20 tudományos cikk foglalkozott a he* lyes ügyintézésre vonatkozó kérdésekkel. Igen tanulságos volt az a konferencia, amelyet 1961. év júniusában tartottak az ukrán levéltárosok a hivatalok és intézmények ügykezelésének kérdésében. Az .,ukrán levéltárosok véleménye szerint az a legjobb ügyintézés, mikor az iktatás egy- % séges kartoték-rendszer szerint történik, és minden egyes iratot külön kartotékon iktatnak. Később, amikor az iratok a levéltárba kerülnek, a kartotékokat különböző szempontok szerint lehet rendezni. Az ukrán levéltárosok foglalkoznak egyes intézmények iktatókönyveinek rendszerével /zsurnál regisztrácii/ - az iktatókönyv vezetését általában csak kisebb intézményeknél /iskola, kolhoz, kórházak stb./ ajánlják, mivel tul sok rovatuk kitöltése sok időt vesz igénybe. Az iktatókönyvek formáját sem tartották egyes helyeken kielégítőnek. Az ukrán levéltárosok szerint elég, ha a bejövő iratok iktatókönyvében feltüntetik az irat számát és keltét, beérkezésének idejét, tövid tartalmát, beküldője és az ügy előadója nevét. A kimenő iratok iktatókönyvében elegendőnek tartják az irat számának; cimzettjenek és rövid tartalmának bejegyzését. Nagy jelentőséget tulajdonitanak a bejövő iratok elintézésének, melyet ugy ^ ellenőriznek, hogy a bejövő iratok iktatókönyvébe bélyegzővel tüntetik fel az eíin* tézés dátumát.