Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Oltvai Ferenc: Csongrád megye egyes tanácsi szervei iratkezelésének vizsgálata / 103–110. o.

- 107 sen a pénzügyi osztály és a mezőgazdasági osztály részéről a múltért iratokbői rawíVT""!* &Zé

ll ,*

U

í

3ák elvégeZni

' mert pörökre tagolódó iktatási és le. SSíitetta MÍnd6Zt a SZáJDkörökre ta

^

olódó rendszer bevezetése A központi iktatásnál, mint kiránalom merül fel az, hogy az iratjegyzékek, - amelyeken az iktatóba már be nem vezethető iratok vannak feljegyezve, - ne-.kerüljenek az iratokhoz, amint azt az iratkezelési szabályzat előirja, hanem az iktatókönyvekben őrizhessék őket. Ezt az indokolja, hogy a keresésnél a jegyzékeket is át kell vizsgálni. Ha az iratoknál vannak, elővételük fáradságos. A központi irattár a központi iktató felügyelete alatt áll. A központi irattárban a tanács megalakulásától kezdve vannak az iratok elhelyezve, osztályonkénti tagolásban. Az osztályok irataiban az osztályok dolgozói kutathatnak. Az 1957* január 1. után centralizált ügyintézésben keletkezett iratokban kizárólag a központi iktató dolgozói kereshetnek. Az osztályok iratai különben rendezett állapotban vannak, jórészük csomókba kötve. Ugyancsak a központi irattárban vannak lerakva 1954. év végéig a községek vb. ülési jegyzőkönyvei, rendezett állapotban. Az 1955 után keletkezett jegyzőkönyvei, rendezett állapotban. Az 1955 után keletkezett jegyzőkönyvek TÜK kezelésben vannak. a./ A központi iktatón kivül az anyakönyvi ügyekben külön iktatnak. Mncs számottevő forgalma, a vizsgálat idejéig 127 ügyiratot vezetett be. Az iratok az igazgatási osztályon vannak elhelyezve. Az anyakönyvi ügyintézésnek, ill. a járási anyakönyvi felügyelet ellátásának akadálya, hogy a korábbi iratok, /éspedig 1952. ja,nuár 1-től/ az államrendőrség csongrádmegyei főkapitányságán vannak elhelyezve a segédkönyvekkel. A helyzet felszámolását az a tény is megneheziti, hogy az államrendőrségnél az anyakönyvi ügyek iratait 1959 és 1960 években érkezésük ideje szerint a polgári rendészeti közigazgatási ügyek közé iktatták be és helyezték le.Keresés esetén az anyakönyvi felügyelőnek minden esetben át kel

1

, mennie a rendőrségre az iratok kiemelése céljából. Véleményünk szerint az iratokat teljes egészükben át kell adni a járási anyakönyvi felügyelőnek, és az 1959 és 1960 évieket kiemelni ós újból jegyzékbe foglalni. Ennek a két évnek az anyaga nem több, mint 5-600 ügyirat. b./ A szabálysértési ügyek intézése megfelelő. Előiratok után 3 évre viszszamenőleg kell az iratokat átvizsgálni. Ezek az évfolyamok az iratkezelő munkahelyén vannak, teljesen rendezett állapotban. A korábbi évek iratai az épület padlásterében, egy olyan helyiségben vannak állványozatlanul tárolva, amely helyiségnek padozata nincs, az iratok az elporlott sárolásu földes padlón fekszenek. Mennyiségük 10 fm. A helyiség ablakán üveg sincs, különben bűnjel-kamrának is használják. c./ A gyámügyi ügykezelés régibb, 1956 előtti iratai is részben rendezetlen' állapotban vannak a gyámügy irattárában. Az ügyintézés különben megfelelő szinronalu. A helyzetet neheziti az a tény, hogy a járási tanács megalakulása alkalmáral a járás területére vonatkozólag Csongrád megye árvaszékétől átvett iratok rendezetlen állapotban vannak. d./ A pénzügyi osztály iratainak iktatása a tanács központi iktatójában történik. Az ügykezelés szabályos. Az osztálynak az 1960 év előtti iratai a járási tanács alakulásától kezdve saját irattárában vannak lerakva, évenkénti elkülönítésben, rendezett állapotban. A padlástérben az utóbbi két év leforgása alatt két helyiségben a tanácsalakulás előtti adózási szervek iratait helyezték el. Ezek az iratok teljesen rendezetlen, poros állapotban, állványozatlanul hevernek. A központi irattár telítettségénél fogva nem tudja befogadni sem a községek 5 évnél régibb, sem a központi iktatásban a folyó évben keletkező iratokat.