Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc–Vinczi Károlyné: A tematikai feltáró segédletkészítés és a tárgyi átrendezés néhány problémája a szegedi városi tanács irataiban / 19–25. o.
21 sara. Kijegyeztük a politikai, társadalmi, gazdasági, kulturális és egyéb eseményeket, az intézményekre, a termelésre vonatkozó adatokat. A cél nem a tanács sokirányú tevékenységének bemutatása volt. A feltárd munkát a történeti nézőpont határozta meg. Feltesszük a kérdést, alkalmas-e az igy készült és csoportosttott anyag a minden irányú kutatás elősegítésére? Természetesen nem, mert nem minden*adatot jegyeztünk ki. Elhanyagoltuk az igazgatási ügyek -jórészét, pl, a gyámügyeket, egyénék iparügyeit, illetőségi ügyeit, egyének katonai szolgálatával kapcsolatos ügyeket, adózási és még sok más egyéb ügyeiket. Ezt a feltárást a célja határozta meg. Segítséget kivánt adni elsősorban a társadalomtörténet kutatójának. Amennyiben az iratok átrendezését akartuk volna elvégezni, abban az esetben feltétlenül a közigazgatást intéző osztályok szerinti csoportosítás mellett kellett volna dönteni. Tehát a tematikai feltáró segédlet és a tárgyi átrendezés során készült csoportok különbséget mutatnak. Mig a feltárd segédlet csak az ügyiratok viszonylag kis körére terjed ki, az átrendezés az egész megmaradt irataryagot érinti. A tárgyi átrendezésnél kialakult csoportosítás nyilvánvalóan alkalmasabb a sokoldalú kutatásra. Felmerül azonban, melyik a gazdaságosabb. A mi esetünkben a cédulák készítése kevesebb időt vett igénybe. Az átrendezett iratanyagban, akárhogy is van az átrendezés után repertóriummal ellátva, fáradságosabb a kutatás, mint a jól csoportosított cédulaanyagban. Emellett a társadalomtörténet kutatója számára a tematikai feltáró segédlet értékesebb lehet. A cédulák csoportképzéséről az a véleményünk, hogy abban a szubjektív elemek erősen érvényesülnek. A rendező műveltsége, érdeklődése, történelmi tudása döntő tényezőként hat. Bizonyos, hogy sémát megállapítani a csoportok kialakítására lehetetlen. A munka során cca. 2000 db. kijegyzésre érdemes cédula készült. A munkát 1962-ben is folytatjuk ós a terv szerint a tematikai feltárás 1908-ig fog elkészülni. Ennek az időszaknak az iratanyaga 100 fm selejtezetlenül, Tapasztalatainkat összegezve: a feltáró munka témaköreire ilyen változatos tevékenységet kifejtő szerv esetében, mint amilyen fondunk is, tervet készíteni nem célirányos. A munka előtt azonban feltétlenül tanulmányozni kell a szerv működését. A regisztraturában készített segédkönyvek tanulmányozása csak kisebb terjedelmű fond esetében ajánlatos. A feltáró cédulák csoportosítását a munka egy bizonyos részének elvégzése után ajánljuk. A csoportosítás azért is hasznos, mert még a munka befejezése előtt áttekintést tesz lehetővé a fond iratainak legértékesebb és a történetkutatásra is érdemes iratairól. A csoportosítás.felhívja a tematikai feltárást végzőt a hiányosságokra. A feltárómunka eredménye a csoportosítás. Azt különös gonddal kell elvégezni. A történetkutatót a társadalom életének fejlődése érdekli, ennek érdekében nem a szerv működésében megnyilvánuló funkcionális /ügyköri/tagolást, hanem inkább a tematikai szempontot részesítjük előnyben. A történetkutatót inkább a tárgy és a tartalom érdekli és nem a szerv struktúrája, és az abban megnyilvánuló ügyköri ügyintézési tagolás. A cédulák csoportosítása alkalmával fő és alcsoportokat kell kialakítani. A főcsoport képzésénél elkerülhetetlen a funkcionális elv figyelembe vétele. Pl. az építkezések csoportjába olyan tárgyú kijegyzéseket helyeztünk, amely ügyeket a tanács építési ügyekkel foglalkozó osztályán, a mérnökségen intéztek. Ezen belül az alcsoportképzés tematikus, ill. tárgyszerinti. Ajánlatos az alcsoportokon belül az egyes tárgyakra vonatkozó kijegyíéseket névsorrendbe helyezni.Figyelembe lehet venni az időrendet, vagy a topográfiai elvet is.
