Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Sárközi Zoltán: A vállalati irattári rendszerekről / 187–197. o.

- 188 - •. , levonjuk, s ezeket mindejinapi nyakorlati munkánkban hasznosítsuk. Az alábbiakban egy-két kiemelkedő, illetőleg valamilyen oknál fogva tipikus, vagy különös vállalati irattározási rendszerét vázoljuk fel a helyszínen kapott információk alapján. * Magyar Optikai Müvek 1. / A postát a titkárság bontja, és osztályok szerint szétválogatja. A központi iktató a bejövő leveleket egyenként beirja az iktatókönyvbe, s az osztályoknak átadókönyv kiséretében szétosztja. Emelkedő sörszámok szerint iktatnak, s ezek alá irják a kb. 50-ig terjedő osztálycsoportszámokat. 2, / Elintézés után az osztályok átadókönyvvel visszaküldik a bejövő leveleket, s azután központilag irattározzák őket. • 3. / A kimenő leveleket ugyancsak a központi iktató külön iktatókönyvben veszi nyilvántartásba. Az osztályok átadókönyveibe beirják a központi iktatás számát. így tehát a bejövő és kimenő levél, még ha az©nos tárgyra vonatkozik is, nem kap azonos számot, s igy az irattárban' sem "kerül egymás mellé. A lerakás ugyanis számok szerint következik, külön á bejövő és külön a kimenő levelek. Egy-egy dossziéban eg/y csoportszám levelei emelkedő sorrendben találhatóak meg. Az SzTK' iratai például a 20-as számot váselő dossziében vannak lerakva, A viszszakeresés dátum, vagy szám szerint történik, Megemlítendő még, hogy a külföldről bejövő levelek együtt találhatók az általános belföldi levélanyaggal. 4,/ Kölcsönzés esetén az irat helyére helyettesitőt tesznek. A külső szervekkel való levelezés esetén általában hivatkoznak az idegen cég előző levelének számára. Megjegyzendő, hogy az iktatás 1954-ben lépett életbe. A központi irattár a kimenő levelek egy másolatát őrzi. 5. / A gyáron belül érvényes körözvényeket a titkárság fogalmazza meg és adja ki. Belső levelezés egyébként nincs, mert ezt bürokra

r tikus kinövésnek tartják. Az ügyvitel különösebb zökkenő nélkül, simán működik. Az évi forgalom a kimenő és bejövő levelekből kb. 30. 000 db, 6. / Á titkos ügykezelés iratai a rendes irattári anyagtól elkülönítve kerülnek iktatásra, és irattározásra. Ide sorolhatók általánosság-