Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

Az előadó az iktatott ügyiraton (iktatványon) a csatolási utasítást ugy adja meg, hogy az világos, érthető legyen. Pl, ha az ügyiratnak nyolc darab melléklete van és ezek közül két darabot kell elküldeni, akkor az előadó az elküldendő két mellékletet Jelölje meg (,/.) és ugyanazt a Jelet a csatolási utasításnál tüntesse fel (csatolandó két darab ,/, Jelű melléklet). Az olyan ügyirat vagy melléklet elküldésére az előadó nem adhat utasítást, melynek szövegét (szövegrészét) kijelölte a tisztázat elkészítéséhez ( irandó jelből ) és arról az ügyirat mellett másolat nem marad. Az olyan ügyiratok vagy mellékletek, melyeknek elküldése Jegyzékkel történik, azoknak iktatószámát, az iktatás keltét (csak az évszámot, az iktatószám nélküli iratoknál • pl, oklevél, születési bizonylat stb,)- a tárgyát és darabszámát a jegyzékre fel kell irni, A Jegyzéket másolópapírral két példányban kell kiállítani, egyik példányt az iratokkal együtt a címzetthez küldendő kisérő ügyirathoz, másik példányt a visszamaradó ügyirathoz kell tenni, A jegyzéket keltezéssel, a postázó névaláírásával és körbélyegzővel kell ellátni, A visszaküldött iratokat az ügyirat mellett őrzött Jegyzéken feljegyezzük (a hiányt is) a keltezés és az irodai dolgozó névaláírásának feltüntetésével és azokat az iratcsomagban helyére tesszük, A postázott tisztázatot (mellékleteit) a gépíró által irt és a küldemény méretének megfelelő nagyságú borítékba tesszük és az irányitóba továbbítjuk, A postázás megtörténtét a postázó az ügyiraton a keltezés és sajátkezű aláírásával igazolja. Irattározás (reponálás) • • Irattárbahelyezés előtt ellenőrizni kell, hogy az ügyiraton adott, utasítások, kezelési feljegyzések megtörténtek-e. Az ellenőrzésnél a következőkre kell figyelemmel lenn): i

f iktatószám és mellette a keltezés, 2. elküldés előtti és utáni láttamozás, 3. egyúttal elintézett számok, 4. határidő, 5. selejtezés határideje. 6. leirta-olvasta (nézte), 7. postázta, 8. kivezette. Ha az iktatványon Jelzett melléklet (kivéve a postázottat), az eredeti iktatvány (az eredeti iktatványt megsemmisiteni nem szabad még akkor sem. ha az előadóiv az eredeti iktatvány). vagy az ügyirathoz csatolt előirat nem érkezett vissza a kezelőirodába és azokról az előadó nem tud számot adni, akkor azokat az ügyiraton fel kell Jegyezni, Az ügyirat előíratát le kell csatolni és a csoportszámával azonos csoportszámu iratcsomagba kell helyezni ugy, hogy a papírlapokat kiterítve, felül az iktatvány legyen. Az irattározást végző a nyilvántartólapon és az ügyiraton azt a keltezéssel és névaláírásával igazolja. Irattárba helyezett ügyiratot a kezelőiroda dolgozója elismervenyre ad ki. Az elismervény tartalmazza az ügyirat számát, tárgyát, a kikérő nevét és a keltezést Az elismervény szövegét olvashatóan töltsük ki. Az irattárból elismervény ellenében kivett ügyiratot ügyirathoz csatolni vagy másnak átadni csak a kezelőiroda dolgozójának az irattárban őrzött elismervényen való feljegyzés elvégzése után szabad. Minden évben, az év első munkanapján uj iratcsomagokat kell felfektetni. Az iratcsomag fedőlapjára az ügyírat és a nyilvántartólap csoportszámával azonos csoportszámot, a csoportszám ügykör és osztály megjelölését és az évszámot írjuk. 60