Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

N Ügyiratok iktatása, nyilvántartása Az iktatószámot minden ügyiraton és tisztázaton fel kell tüntetni. Az ügyiratra az iktatószám feljegyzésekor a mellékletek számát is fel kell Jegyezni (melléklet nélkül érkezett ügyiraton 0 Jelzést kell alkalmazni). A mellékletek számát tiz darabig számmal, tizen felül (csomag* Jelzéssel Jelöljük. Ha a küldeményen Jelzett melléklet hiányzik, azt az ügyiratra - már postabontáskor - fel kell Jegyezni. Az ügyirat csoportszámát (iktatószám) a mellékleteken (papir alsó sarka) is fel kell Jegyezni. A csoportszámmal ellátott ügyiratot nyilvántartásba vesszük (iktatjuk). A nyilvántartás eszközei a nyilvántartólap és az iratjegyzék, ezeken kell a beérkezéstől a selejtezésig az összes nyilvántartási adatokat feljegyezni A nyilvántartólap felső részére (fejléc) az adatokat beírjuk (év* osztály, oldalszám) és a négy kockát kitöltjük. Az első kockába azt a csoportszámot kell beírni, amelyik csoportszám alá tartozó ügyek ügyiratait a nyilvántartó lapon iktatni fogjuk, a második kockába a csoportszám betűjelzését, a harmadik kockába a csoportszám tárgyát, a negyedik kockába az előadó nevét írjuk be. A negyedik kockát csak akkor töltjük ki, ha a nyílvántartólapon iktatott összes Ügyiratot ugyanaz az előadó intézi A nyilvántartólap minden oldalán 40-40 vízszintesen elhelyezett rovat van. Mindegyik vízszintes rovat még négy vizszintes rovatot tartalmaz. Egy rovat «sorszám* hasábjába négy olyan ügyirat nyilvántartása (iktatása) kerül, melyek egy személyre, egy intézetre, egy intézményre, egy intézet-intézmény kisebb egységére vagy általános ügyre vonatkoznak. A {sorszám* hasábot minden évben l-es számmal kezdve folyamatosan megszakítatlan emelkedő sorrendben kell megszámozni Ha egy lap betelik, a sorszámozást uj lapon kell folytatni Uj sorszámot az ügyirat* nak csak akkor adhatunk, ha meggyőződtünk arról, hogy az év folyamán nem volt még sorszám. A (sorszám* hasáb után az (alszám* hasáb következik, ezt is l-es számmal kezdjük, az első ügyiratot ide iktatjuk és a számozást emelkedő sorrendben végezzük. Az (alszám* 4-es számjegyét az Agyira* ton és a tisztázaton nem kell feltüntetni. A további egy sorszám alá tartozó ügyiratokat érkezés sorrendjében a soron kővetkező «alszám* rovatba irjuk. Az alszámot a sorszámtól </* jellel választluk el egymástól Pl Antal István általános iskolai tanuló ügyiratai iktatószámainak Jelölése: első ügyirat 847/852*-A8 második ügyirat 847/852-A8/2 harmadik ügyirat 847/852-A8/3 negyedik ügyirat 847/852-A8/4 A példában reltüntetett 847/852-es csoportszámtól <-* Jellel elválasztott <A> betű után következő szám az *alszám». Az alszám után kővetkező «/» Jel utáni szám a sorszám. Az ötödik ügyirat nyilvántartását iratjegyzéken folytatjuk és a nyilvántartó lap (kezelési feljegyzések* rovatában (lásd iratjegyzéken* figyelmeztetést alkalmazunk. Bzt az eljárást már az ötödik ügyirat nyilvántartásba vétele előtt is alkalmazhatjuk (az első ügyirat iktatásánál is), ha előreláthatólag több ilyen ügyirat nyilvántartása várható az év folyamán. Ügyelni kell arra. hogy a nyilvántartólap «alszám* rovata utolsó és az iratjegyzék (alszám* rovata első számjegye között megszakítás ne legyen, a számoknak folyamatosan kell egymásután következni. Az Iratjegyzék (alszám* hasábjába a számozást szintén a számok emelkedő sorrendjében kell végezni és a (csoportszám, betűjelzés, vezérszó-tárgy, év, sorszám* rovatokat ugy kell kitölteni hogy azok szövege a nyilvántartólap azonos rovatainak szövegével egyezzék. A nyilvántartólap többi rovataiba - a rovatok szövegének megfelelően — az ügyirat érkezésének keltét, a küldő nevét, a hatóság elnevezését és ügyiratának iktatószámát, a mellékletek számát, a hivatalból keletkezett ügyiratoknál *H» jelzést, az ügyirat rövid tárgyát-vezérszavát, az ügyintéző nevét, az ügyirat állomásait - elintézési és kezelési feljegyzéseket - és az ügyirat irattárba helyezésének időpontját kell feltüntetni Ha az ügyirat több ügykört érint (több csoportszám alá sorolható), akkor azt az egyik csoportszám alá nyilvántartásba vesszük és a többi érdekelt nyilvántartólapra is feljegyezzük, egyben utalni kell arra a csoportszámra és sorszámra, amely alatt az ügyiratot irattárba helyezzük. Ugyanezt az eljárást kell alkalmazni akkor is, ha egy ügyiratban több névre, intézetre vagy tárgyra történik utalás. Bzt az eljárást átmutatózásnak, keresztmutatózásnak nevezzük. 56