Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

Téves bejegyzéseket a nyilvántartólapon (iratjegyzéken) törölni nem szabad, azokat át kell húzni ugy, hogy olvasható maradjon. Minden évben uj nyilvántartólapokat (iratjegyzékeket) kell nyitni az iktatási tervben megadott csoportszámokra. A nyilvántartólapokon (iratjegyzékeken) az első iktatást az év első munkanapján kell elkezdeni. Az év utolsó munkanapján az összes nyilvántartólapot és iratjegyzéket az utolsó iktatás bevezetése után le kell zárni a keltezés és az irodavezető aláírásának reltQntetésével. A lezárt nyilvántartólapokat és iratjegyzékeket az azokon feltüntetett csoportszámmal azonos csoportszámu irattári csomagok fedőlapjai alá. az iratok elejére helyezzük és ott őrizzük, B lő Jr átok csatolása iktatott ügyirathoz az előiratokat csatolni kell. A csatolás tényét a csatolt ügyirat helyére tett elismervényen (vevény) vagy a nyilvántartólapon Jegyezzük lel. Az utóiraton fel kell tüntetni, hogy az előiratot csatoltuk. Ha az előirat nincs az irattárban, az utóiraton Jelezni kell. hogy az hol található. Csatolt előiratot csak a kezelőiroda dolgozójának - a nyilvántartásba való megfelelő feljegyzés elvégzésével •* szabad másik ügyirathoz csatolni vagy lecsatolni. Feljegyzéshez vagy nem iktatott irathoz iktatott ügyiratot csatolni nem szabad. Munkakönyvbe beírás Nyilvántartásba vett és előiratával felszerelt ügyiratot az iktatószám és az érkezés napjának feltüntetésével az előadó munkakönyvébe be kell írni. Be kell irni azokat az ügyiratokat is. amelyeket kiadás után. határidő vagy más okból Juttatunk el hozzá. Egyúttal (együttesen) elintézett ügyiratok Ha különböző számok alatt iktatott ügyiratok elintézése együttesen, az ügyiratok egyik száma alatt történik, akkor az intézkedést tartalmazó ügyiratra fel kell Jegyezni a többi vele együtt elintézett ügyirat számát, A többi ügyiratra rá kell vezetni az intézkedést tartalmazó ügyirat számát, továbbá ezeknek az ügyiratoknak a nyilvántartólapján az iktatószámok rovatainak «kezelési feljegyzések* hasábjában utalni kell arra* Ezeket az ügyiratokat együtt kell kezelni és irattározni az intézkedést tartalmazó ügyirattal. Más osztályból küldött (rövidúton) ügyiratok Más osztályból küldött ügyiratokat végszám soros könyvben kezelünk. A végszámsoros könyvnek az ügyirat iktatószáma utolsó számjegyével azonos számjegyű lapjára beírjuk az ügyirat érkezésének napját, iktatószámát és a kezelési feljegyzéseket. Határidőre tett ügyiratok Határidőre tett ügyiratokat az ügyirat csoportszámának megfelelő nyilvántartólapon fel kell jegyezni és külön iratcsomóban őrizni a határidő napjának sorrendjében. Határidő napján az ügyiratot az előadó munkakönyvébe beírjuk és intézkedésre átadjuk. Ha az ügyiraton ujabb határidő vagy 57