Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

A minisztériumba érkezett hivatalos iratokat az átvétel után érkeztető bélyegzővel kell ellátni. Az érkeztető bélyegzőt lehetőleg az ügyirat külső oldala Jobb leiének felső részére kell nyomni ugy, hogy az elintézés szövegezésére hely maradjon. Szövegre az érkeztető bélyegzőt nyomni nem szabad, ügyelni kell arra. hogy az ügyirat, valamint a bélyegző szövege olvasható legyen. Az érkeztető bélyegző «oszíály. melléklet, nyilvántartási szám. érkezett, postázta, kivezette, elhelyeztet rovatait az ügyirat iktatását és kezelését végző dolgozó, a * selejtezhető* rovatot az ügyintéző, a <leirta. olvasta, nézte* rovatokat a gépiró. illetve az azokat elvégző dolgozók töltik ki. Érkezett küldemények irányítása Felbontott és érkeztető bélyegzővel ellátott ügyiratokat az irányító dolgozója a kezelőirodák kézbesítő könyvébe beírja. A közönséges küldeményeket darabszám szerint, a ragszámos küldeményeket ragszámuk szerint, a KK. közege, vagy a hivatalok küldöncei által hozott küldeményeket a küldő hatóság ügyiratának iktatószáma szerint Írja be az irányító dolgozója az átvételi könyvekbe. A küldeményeket a kezelőirodák hivatalsegédei veszik át az irányitóban és kézbesitik a kezelőirodákba. Csoportszám használata A kezelőiroda dolgozója az iktatásra átvett ügyiratnak megállapítja a csoportszámát az iktatási tervből. A csoportszámos iratkezelés lényege az ügyiratoknak tervszerűen előre megállapított szakigazgatási feladatokat - ügyköröket megjelölő, a tizedes számrendszer alapján felépített csoportszámokban történő iktatása, nyilvántartása, kezelése és irattári megőrzése. A csoportszámok általában 1-4, vagy 5 számjegyből állnak. A csoportszámokat a szükséghez mérten lehet bővíteni, szűkíteni vagy összekapcsolni. Azokat a csoportszám okát, melyeket több osztály használ, két csoportszám összekapcsolásával oldjuk meg. A számok kapcsolására •/» jelet használunk (847/852). A tanulók ügyeivel több osztály foglalkozik. A tanulók ügyeinek csoportszáma 847. Minden iskolatípusnak külön csoportszáma van. Az alsófoku oktatás csoportszáma 852. Hogy megkülönböztethessük az alsófoku oktatás tanulóinak ügyeit a középfokú oktatás tanulóinak ügyeitől (a középfokú oktatás csoportszáma 853), a tanulók ügyeinek csoportszámát (847) törjük az alsófoku oktatás csoportszámával (852), így az általános iskolai tanulók ügyeit a 847/852-es csoportszámban kezeljük. Ha valamelyik ügykörben nagy az ügyiratforgalom, ugy a csoportszámot kiegészítjük az a. b, c. betűivel. Az ügyirat iktatószáma két számcsoportból áll. Az első számcsoport az ügyirat tárgyának megfelelő csoportszámából, a második számcsoport az ügyirat csoportszámát tartalmazó nyilvántartólap sorszáma és alszámából áll. A két számcsoportot « -» Jellel választjuk el egymástól. Egy, a nevének <A» betűvel kezdődő általános iskolai tanuló ügyében keletkezett ügyirat száma a következő: 847/852HI 8/2 A 847/852-es csoportszám az általános iskolai tanulókra vonatkozó ügyeket jelöli, a t*# jel után az «A* betű a 847/852-es csoportszámnál az a, b, c betűire nyitott <A» betűvel kezdődő név nyüvántartólapját, az «A» betű mellett lévő 8-as szám az «A» betűs nyüvántartólapon a 8, sorszám alatt nyilvántartott tanulóira vonatkozó bejegyzést, a 8-as szám után a «/» Jel után következő 2-es szám a tanuló ügyében keletkezett második ügyirat számát Jelenti. 55