Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Lugosi Miklós: A Művelődésügyi Minisztérium iratkezelése, 1867–1956 / 52–60. o.

iktatása és irattári gondozása tőrtént. A közigazgatási rendszámok az egyes ügykörök megjelölésére szolgáló állandó számok. A rendszer kiküszöböli a" különböző segédkönyveket, igy az iktató, név- és tárgymutatókat, ezek helyébe kartonlapok (nyilvántartólapok) lépnek. Minden közigazgatási rendszámnak azonos rendszámú nyilvántartölápja van és ezen tőrtént az iktatás* a mulatozás és a kezelési feljegyzés. Az ügyiratok irattári gondozása az ügyiratok rendszámával azonos rendszámú iratcsomagokban történt 1952. Január -1-től a minisztériumban a csoportszámos ügyiratnyilvántartási rendszer szerint történik az ügyiratok kezelése. A csoportszámos ügyiratnyilvántartási rendszer lényege azonos a közigazgatási számrendszeren alapuló ügyiratnyilvántartási rendszerrel,

#

Mindkét iktatási rendszerbben kezelt ügyiratok nyilvántartásáról minden évben számsor és tárgymutató (iktatási terv) készült Az érkezett küldeményeket a központi irányító továbbítja a kezelőirodákba. Az ügyiratok iktatása, kezelése és gondozása a kezelőirodákban történik. Küldemények érkezése és továbbítása Posta utján közönséges küldeményként kézbesítik azokat a küldeményeket, amelyeknek tartalma fontos és nehezen pótolható iratnak nem tekinthető, ha a kézbesítés megtörténtéről és annak idejéről a hatóságnak nem kell tudomást szereznie. Ajánlott küldeményként a fontos vagy nehezen pótolható küldeményeket kell továbbítani. Tértivevényes küldeményként azokat a küldeményeket kell továbbítani, amelyekről a küldő hatóságnak a kézbesítés megtörténtét és idejét tanúsító igazolásra szüksége van. A tértivevényt a küldemény átvételének és a kézbesítés megtörténtének igazolása után, a postahivatal visszaküldi a feladónak. A visszaérkezés tényét és a keltezést a tárgyban keletkezett ügyiratra fel kell Jegyezni, a tértivevényt az ügyirathoz kell csatolni és ott őrizni. Express vagy távirati küldeményként a sürgős küldeményeket kell továbbítani. Központi Kézbesítő (KK) működik a postahivatal keretében a budapesti hatóságok, hivatalok, intézetek, intézmények egymásközti hivatalos levélforgalmának lebonyolítása végett A postahivatalban minden belépett hatóság részére számozott Hók van. A központi kézbesítő utján továbbítandó küldeményeket a cimzetL hatóság KK. fiókszámával látja el a központi irányító, A küldeményeket jegyzékbe foglalva másolópapír alkalmazásával három példányban kell kiállítani. Az egyik példány az irányítóban marad, a másik két példányt a küldeményhez csatolva átadjuk a kézbesítésre jelentkezett KK. kőzegnek, A küldeményhez csatolt két példányból az egyik az iratot kiséri s cimzetthez, a másikat a postahivatal bélyegzővel ellátva visszaküldi, amelyet a visszamaradt példányhoz csatolunk, A KK. utján küldött és érkezett küldemények jegyzékeit az irányitóban őrizzük, A KK. közeg- naponta két óránként, négy alkalommal (szombaton három alkalommal) viszi és hozza a küldeményeket az irányitóba. P ostabontás Postabontás alkalmával a borítékra fel kell jegyezni, hogy az iratokat melyik kezelőiroda veszi nyilvántartásba. A levélbélyeggel ellátott borítékokat a postahivatal időnként átveszi és az azokért fizetett ellenértéket a minisztérium bevétel; csekkszámlájára befizeti, A levélbélyeg nélkül érkező borítékokat egy hónapig kell őrizni, azután hulladékpapirként kezelni. Érkeziető bélyegző. Selejtezhető ,»»•««*,*« ««*»»* évben Olvasta: Oktatásügyi Minisztérium • Nézte ; oszt melléklet Postázta: Érkezett: Kivezette; Leírta: Elhelyezte 54