Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Horváth Ferenc: Kőszeg járási jogú (B) város irattára és iratkezelési rendszere / 72–78. o.

Horváth Ferenc: KŐSZEG JÁRÁSI JOGÚ (B) VÁROS IRATTÁRA ÉS IRATKEZELÉSI RENDSZERB l Az iratkezelés és irattári rendszer története 4949-4956 •(,.4949. november 4~én országosan s Kőszegen, is áttértek a közigazgatási szervek az addig sorszámos és alapszámos iktatásrój egy egészen uj rendszerű, tárgyi tagolódású, úgynevezett rendszámos iktatásra, amely a mégfelelő - nyomtatásban la kiadott (Magyar Közigazgatási Számrendszer Bp. 4948.) - utasítás értelmében nyert megvalósítást a gyakorlatban. 4949 novemberében lezárták és használaton kívül helyezték az addigi iktató és mutatókönyvet, s megkezdődött a kartonokon való iktatás. Mivel az 4949. évben mindössze két hónap volt hátra, szükséges takarékosságból az egyes rendszámú kartonokat 4949. december 34-el nem zárták le, s nem helyezték használaton kivűl, hanem tovább folytatták vagy uj sorszámozást kezdve» vagy folyamatosan folytatva az egyes rendszámokon belüli alszámozást Amikor 4950 augusztusában megalakult a városi tanács és megszűnt a polgármesteri hivatal. Kőszegen a kartonokat általában lezárták, s a városi tanács uj kartonokon, rendszámok szerint uj alszámok 4 tői kezdődő sorrendjében kezdte meg az iktatást 4950. augusztus 45-től, mivel ugyancsak töredékes évről volt szó, általában egyfolytában iktattak a tanácsi osztályok 4954. december 34ig, értve alatta, hogy a kartonok egyes rendszámain belül az alszámok folyamatosak voltak 4950, augusztus 45. és 4954, december 34. között. 4954 januárjában ~ uj beosztású tárgyi csoportok mellett - (csoportszámos rendszer) folytatták továbo az előbbihez hasonló iktatást és irattározást A kartonokat év elejével nyitották meg és év végével zárták lé, s ezt a rendszert használták 4957 januárjáig,, 4957. január 34-én. illetőleg február 4 én áttértek a későbbiekben ismertetett, jelenleg is érvényben lévő iktatási és iratkezelési rendszerre,, Iratkezelési szempontból az 4949 november előtti és utáni időszak kőzött óriási különbség volt 4949 novemberében megszűnt a központi iktatás és ennek megfelelően az irattár is, minden osztály, söt nagyobb csoport is maga iktatott, maga kezelte ügyiratait, irattárát 5-6 évre visszamenőleg, s ezzel kétségtelenül növekedni látszott az ügyintézés gyorsasága, de megszűnt az iratkezelés központi ellenőrzésének lehetősége: minden azon múlt, hogy az egyes osztályokon és csoportokon belül kik és mekkora felelősségérzettel viseltettek az iratkezelés Iránt II, ' A jelenlegi iratkezelési és irattárt rendszer kialakulása 4957. február 4on (január 41 hatállyal visszamenően) uj iratkezelési és irattározási rendszerre tértek át országosan a közigazgatási szervek. Ennek lényege az volt, hogy megszűnt az 4949 novemberében létesített s változásokkal de fenntartott rend* illetőleg csoportszámos iktatás, helyette ujra a sorszám os, alapszámos iktatás lépett életbe. A kartonok helyett ujra az iktatókönyveket vették használatba, amelyeket évenként az év lezártakor beköttettek, s az iktatókönyv mellett az iktatással egyidejűleg név- és tárgymutatót készítettek;, Megszűnt az osstályiktatás és ujra bevezették a központi iktatást Ezt a rendszert vezette be és használja Kőszeg város tanácsa ma is s ez a rendszer az összes járási és városi, azaz az összes középfokú közigazgatási szervek hivatalos iratkezelése és iktatása,