Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Horváth Ferenc: Kőszeg járási jogú (B) város irattára és iratkezelési rendszere / 72–78. o.

Kőszeg város Tanácsa iratkezelése és irattári rendszere A városi Tanács beosztása -1957-59. '% Titkárság, 21 Mezőgazdasági csoport 3, Kereskedelmi felügyelő, 4, Egészségügyi csoport 5. Igazgatási csoport 6„ Népművelési csoport 7, Ipar és műszaki csoport 8„ Pénzügyi osztály. 1957-ben a Megyei Tanács oly értelmű rendeletet adott ki, hogy az egyes alsóbbloky közigazgatási szervek (tanácsok) igazgatási osztályainak vezetőit bízza meg azzal, hogy minden osztály illetőleg csoport részére iktatási szám keretet állapítsanak meg, amelyen belül évről évre - iktatniuk, kell beérkező ügydarabjaikat Dr. Both Tibor, Kőszeg város Tanácsa részére ezt a rendet 1957 ben a következőkben állapította meg, ma is érvényben lévő hatállyal; Titkárság 1 tőt Mezőgazdasági csoport 1501401. Ke reskedelmi felügyelő 3001 tői, Egészségügy 3501101. Igazgatás; általános 5001 tőt Anyakönyv 6251 tői. Gyámügy 6501401. Népmüvelés 7001401, Ipar, műszak 8501401, Pénzügy 9501401. Iratkezelés, központi iktató A Kőszeg város Tanácsához beérkező ügyiratokat (postát) a tanács elnöke kapja kézhez, s szignálja az egyes; osztályokra, csoportokra (előadókra) ?z ügyiratok tárgykörének megfelelően, < Ezután az ügyiratok a Központi iktatóba kerülnek, ahol azokat a megfelelő osztály iktatókönyvébe beiktatják, majd az iktatószám feljegyzésével bevezetést nyernek az Ületékes előadó könyvébe, s ezzel az ügyirat kikerül az illetékes osztályra elintézés végett Az előadóknak kiosztott ügydarabot ellenőrzi az osztály vagy csoport vezetője - majd az ügy elintézése után - legkésőbb 30 napon belül azt vissza kell juttatni a központi iktatóba, ahol az előadói könyvből kivezetést nyer, az iktatókönyvbe belekerül az drattározva* kifejezés és az akta bekerül w> irattárba. Határidős ügyek esetében a központi iktató piros irónnaí előjegyzi az aktán a határidőt ma gának is előjegyzi a határidő naplóba, s ily módon tudja sürgetni a pontos elintézést Abban az esetben, ha az ügyirat 30 napon belül nem intéződik el, illetőleg nem kerül vissza az irattárba, a központi iktató figyelmezteti az előadót, s ha ez nem vezet eredményre, az osztály vagy csoportvezetőt A központi iktató ezenkívül negyedévenként osztályok szerint összeírja az irattárba vissza nem érkezett ügyiratok számait, azokat átadja az igazgatási osztály vezetőjének sürgetés végett így biztositható,, hogy 1957 óta ügyirat a legritkább esetben vész, vagy kallódik el, s ha ez megtörténik, az rendszerint valamelyik felsőbb hatóságnál fordul elő. Amennyiben valamelyik osztály előadója a Központi Irattárból 1957. február 1401 valamelyik visszamenőleges évfolyamból keres és kér iratot, ugy azt a központi irattáros őrjegy ellenében adja kt Az őrjegyre feljegyzi az akta számát és az őrjegyet az akta helyére helyezi el az irattárban. Ha az akta visszaérkezik, ugy az őrjegyet eltépve az aktát visszahelyezi eredeti helyére, ha az akta szerelésre kerül, ugy az iktatókönyvben feljegyzi az akta utószámát Jelenleg az a helyzet hogy az 1957, évtől kezdődően iktatott iratok a központi iktató szoba jában elhelyezett két szekrényben vannak elhelyezve, A szekrények polcain részben szalaggal átfűzött lemezek között, részben kötegeleüenül sorba rakva állnak az iratok osztályonként Az iratok mellett vannak elhelyezve az iktató és mutató könyvek, osztályonként és évenként bekötve, A jelenlegi helyzetet figyelembe véve a következőket lehet megállapítani: Kőszeg város Tanácsának jelenlegi iratkezelési és irattári rendje kielégítő, annak ellenére, hogy ügyviteli szabályzata nincs. Ügyviteli szabályzat készitésére már gondoltak, mondja az igazgatási osztály .vezetője, de még nem vetették papírra és foglalták határozatba. Kétségtelen, hogy 2 73