Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Kardos Kálmán: Az Elhagyott Javak Kormánybiztossága, 1945–1949 / 53–64. o.

A Sfl vezetője, helyettese vagy ezen munkakörre kiszemelt tisztviselője az ügyiratokat keletbélyegzővel érkeztette, átolvasta és tartalmuk szerint az illetékes osztályokra kiszignálta. Ha egyazon ügyirat több osztályt érintett, ugy azt a legfontosabb rész szerint szignálta. Egyben a szöveg ben színes irónnal aláhúzta az iktatásra alkalmas szöveget is. Amennyiben az ügyiratot sürgősnek találta, az Igazgatási főosztály vezetőjétől kért sürgősségi engedélyt. Ily esetben az ügyiratról egy sürgősségi kutyanyelvet állított ki, a kutyanyelvet és az ügyiratot soron kívül, azonos számmal iktatta. A kutyanyelvet - mely az ügyiratot helyettesitette további kezelésben hagyta, az ügyiratot pedig az illetékes osztálynak kézbesítette. Minden külön engedély nélkül «sürgős* nek kezeltek min den oly ügyiratot amely be és kifizetéseket Jelentett (Pl.: bank. vagy posta takarékpénztári, postai stb.). Fenti kezelés után az ügyiratok az iktatóhoz kerültek, akik az iktatószám mellé bevezették az érkezés keltét a bejelentő, 111. igénylő nevét és címét az ügyirat keltét és ha volt annak szá/ mát továbbá az abban aláhúzott szövegrészeket Az iktatószámot rávezették az ügyiratra, bevezet ték az idegen számmal rendelkező ügyiratok idegen és kebelbéli számát az idegenszám mutatóba., Az igy kezelt ügyiratokat az iktatók a mutatózóknak adták át A mulatózok betűrendes regisz terkönyvben minden iratot nyilvántartásba vettek. A mutatózótól az ügyiratok az irattárba (nem irattározásra) kerültek, ahol azokat az iktatószám sorrrendjébe szedve az irattári felszerelő könyvbe vezették be. Az iktatószám mellé beírták ha az ügyiratnak az iktatás évében volt már előzménye *• az az évi, ezen ügyre vonatkozó legalacsonyabb előzetes számot, mint alapszámot továbbá, hogy a kezelt ügyiratot mely osztálynak és mikor adták ki. A kezelés megtörténtét az iktatószám felpipálásával igazolták. Ezután következett az iratok szerelése. A mutatózú által megadott előzetes, vagy kapcsolatos szám alapján megállapították azt hogy az előzmény hol fekszik. Amennyiben az irattárban van, helyéről kiemelték és a kérdéses ügyirathoz szerelték. Ha az irattárban elrekvő ügyiratot bármely oknál fogva először emelték ki a helyéről azon célból, hogy azt az irattárból valamely osztálynak megküldjék, vagy kiadják iratjegyzéket állítottak ki, mely az ügyirat helyére került és az iratot he* lyettesitette. Ha a kiemelés igénylésre történt, ugy az igénylő-lapot az iratjegyzékben őrizték és azt csak a visszahozott ügyirat ellenében adták vissza. A visszakerülő ügyiratnak az iratjegyzék volt a borítékja és ha ily ügyirathoz későbbi, tehát utóirat Jött. ugy azt» niint minden idetartozó későbbi ügyiratot egyazon iratjegyzékben gyűjtötték össze. Az ügyiratokat a fenti kezelés után osztályonként az alapszámok sorrendjében a kézbesítő könyvbe bevezették és az átvétel igazolása mellett az osztályoknak kézbesítették. Ezzel az ügyiratok kikerültek a SH Uletékessége és felelőssége alól, és miután az osztályközi forgalmat kézbesítőké nyv vei., de közvetlenül bonyolították le. azokat elintézésükig az osztályoknál őrizték. A közvettenül benyújtott kérvényeknél az átvevő tisztviselő egy háromszoros sorszámozó keletbélyegzőt használt. Ráütötte azt az ügyiratra* a félnek adandó cédulára és egy háromrovatos ívre* melynek első rovatában a kelet második rovatában az ideiglenes szám volt A harmadik rovatba ke rült a végleges szám. A számozást minden nap az aznapi kelettel és il» el kezdték. Az igy. közvet^ lenül átvett ügyiratokat külön csoportban még aznap iktatták, ennek megtörténte után az iktató az ügyiraton áthúzta az ideiglenes, és ráirta a végleges számot majd a napi ivén, a régi szám mellé, a harmadik rovatba beírta az uj, tehát végleges számot és átadta az ivet a felvilágosító tisztviselő nek, aki azt időrendi sorrendben kezelte. Ha a fél ily ideiglenes számmal Jelentkezett, a tisztviselő elővette a kelet szerinti ivet, annak alapján a fél céduláján áthúzta az ideiglenes számot és ráirta a véglegest Ugyanakkor az ivén is felpipáUa. az elintézett tételt és az igy teljesen elintézett iveket m egsem misitették. b) Iratkezelés az ügyosztályokon Az irattár a SH kezelésén átment iratokat kézbesitőkönyvvel küldte meg az osztályoknak. Az osztálykezelő a kézbesített ügyiratokat átvette és az átvételt aláírásával igazolta. A kezelő az átvett 62