Levéltári Híradó, 10. (1960)
Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - A levéltári segédletkészítés kérdései: irányelvek az útmutató (tájékoztató) munkautasításának elkészítéséhez / 24–26. o.
vezetne hatáskörre,, ügykezelésre, ügykörökre vonatkozó adatokat is, továbbá a fond tagolódása nak ismertetése r esetleges egyéb, az egész fondra jellemző vonásokkal együtt, a fondnál a többi tudnivaló pedig: hogy a fondképző szervnek milyen jellegű és tárgyú iratairól van szó. hogyan ta gólodnak azok (sorozatokra), mi a levéltári rendszerük, rendezetteké selejtezettek hiányosak-e, milyen segédlétek vannak hozzájuk, s hogy kell bennük kutatni - az egyes állagok betűjelét nevét évkorét és terjedelem adatát követően kerül elmondásra. Célszerű ugyanis, ha az útmutató az egyes állagokra nézve nemcsak ez utóbbi négy adatot közli; ellenkező esetben a kutató épp a fon tosabb, differenciáltabb működést kifejtett fondképző szervek iratanyagáról kapna viszonylag kevesebb s gyakorlatilag kevésbé használható tájékoztatást Komoly munkatöbbletet az állagokra való ilyen kiterjeszkedés annál kevésbé jelent mert a fondoknak csak viszonylag kis százaléka tagoló dik állagokra* sőt a területi levéltárakban a munkát egyenesen megkönnyíti, ha az útmutató készi tés az állagonként készült alapleltárakra támaszkodhat \\ f. .' .. Minthogy az útmutató a levéltári anyag felhasználását hivatott szolgálni.^benne elsősorban a tárgy megjelölésén van a hangsúly, másodsorban a kutatás módjának leírásán•, a többi közölni • . . , való, mint a levéltártörténeti, a fondképző szerv külső történetéről, a levéltári rendszerről, rendé zettségről, selejtezettségről, hiányokról adott tájékoztató,! célszerűen a legszükségesebbre szorítkozik, A tárggyal kapcsolatban, különösen a belső szervtörténet (szervezet, hatáskör, ügykezelés) ismertetésében, kétféle megoldás képzelhető; egy egyszerűbb, rövidebbre fogott s egy bővebb, részletezőbb. Az előbbinek, különféle városi f ondcsoportokról. Lengyel Alfréd készítette el egy-egy példányát az utóbbinak pedig, néhány megyei központi fondra nézve, Soós Imre dolgozta ki néhány mintáját mélyreható hivataltörténeti vizsgálódások alapján, A két megoldás közül elvi szempontból kétségtelenül az utóbbit illeti az elsőbbség. Minél bő veb6 a tárgy kifejtése, annál jobban megfelel az útmutató a tájékoztatás céljának, s annál indokol tabb elkészítése, mert annál nagyobb az előrelépés a puszta fondjegyzéktöl a levéltári anyag fel használását elősegítő magasabbrendü segédletek irányában, Tárgyi tagolódású fond ok repertóriuma nak adatai is csak az ilyen nagyobb lélegzetű útmutató tárgyrovatába építhetők be megfelelő módon, Viszont ez a tüzetesebb módszer, azonfelül, hogy terjedelmesebbé teszi az útmutatót mélyebbre ható szervtörténeti és tárgyi ismereteket kíván meg levéltárosainktól, olyanokat amelyek területi le , véltáraink egy részében ez idő szerint nem állnak rendelkezésre. Ezekben az útmutató elkészítése reálisan csak akkor várható, ha például Soós Imre - mint azt eredetileg tervezte a fondképző szervek fő típusainak szervezetét és ügykörét üiető úttörő vizsgálódásaival előj Jár és ebben a vo natkozásb.an a munka fő részét valamennyiünk érdekében elvégzi Javaslata szerint Soós Imre az Egri Állami Levéltár iratanyagáról oly módon dolgozta volna ki a részletezőbb típusú útmutatót hogy 4964-ben a megyei önkormányzat központi szerveinek és a néphatalmi szerveknek, 4962 ben a városoknak, községeknek, állami szerveknek, iskoláknak, 4963 ban a vállalatoknak és egyéb szer veknek iratairól ké$zitette volna el azt minden negyedévben a segédletkészitési bizottságban : fel tételezve annak további íennálllását - vitára bocsátva az elkészült részeket Nyilvánvaló azonban, hogy a tüzetesebb levéltári útmutató néhány éven belül való elkészítése területi levéltáraink nagy részében ilyen mó*don is nehézségekbe ütközik. Nem térve ki a bevezetőben emiitett előfeltételekre, melyek több területi levéltárunkban csak huzamosabb idő után biztositha tók, a bővebb, részletezőbb tájékoztatáshoz szükség lenne már azoknak a hivataltörténeti kutatásoknak eredményeire is, melyeket a levéltárak második ötéves terve irányoz elő, PL az államigazga tás helyi szerveinek szervezetéről és működéséről, csak a rendeletek és a helyi iratanyag alapján, bajos megnyugtató képet alkotni, amig a megfelelő központi szervek hivataltörténete nincs kellően feltárva. De. ezen túlmenően, nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy az egyes fondók, állagok tárgya nak valóban jól tájékoztató körülírásához a szervtörténet tisztázása nem elegendő. Hiába ismerem szervezeti és működési szabályzatokból, ügybe osztás okból stb, a fondképző szerv ügyköreit ha azok az iratanyagban megfelelően nem tükröződnek. (PL nagyobb időkört átfogó fond esetében a valóságos ügyfajták köre idővel bővölhetett szűkülhetett módosulhatott, selejtezés következtében egyes ügyfajták kieshettek stb,) Fontos ezért hogy az egyes fondok, állagok kezelése - elsősorban rendezés és selejtezés - alkalmával rögzítsük az iratanyag tárgyára vonatkozóan szerzett ismére tekét hogy ezeket azután tájékoztató jellegű segédletbe beépíthessük, (Leghelyesebb, ha az útmutató megfelelő részének elkészítése mindjárt követi áz iratanyag rendezését) Amennyiben pedig a belső 25
