Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - A levéltári segédletkészítés kérdései: részletek az ankét kérdőívekre érkezett válaszokból / 4–18. o.

masabb segédletíormánk : a csomójegyzékkel kiegészített, a fondok -• állagok - sorozatok fogalmának tisztázása által tökéletesített alapleltár. Szászi András: 4. Az eddig készült levéltári segédletek a levéltári iratanyagok biztonságos őrzését csak igen kis mértékben segítik, 2. Az Országos Levéltár II. osztályának leltárai közlik ugyan az egyes iratanyagokhoz rendelkezésre álló segédkönyvek fajtáit, azok évkorét, s egy-egy fajta segédkönyv összdarabszámát, de hiányzanak belőlük azok az adatok, amelyekből megállapítható lenne, hogy a sorozat teljes-e, vagy pedig hiányos, s az utóbbi esetben mely kötetek hiányzanak. Ezért a kutató, bár a leltár bevezető részében utalás van arra. hogy hiányok előfordulhatnak, feltételezi, hogy az adott segédkönyvek a megjelölt évkoron belül hiánytalanul rendelkezésre állnak, csak akkor derül ki, amikor a segédkönyveket használni akarja, hogy azokból több kötet nincs meg. 3. A már meglevő mind őrzési s mind tájékoztatási célú segédleteknek olyan adatokkal való kiegészítését vélem szükségesnek, amelyek egyrészt az iratok biztonságosabb őrzését, másrészt a tájékoztatást teljesebbé teszik. Pl, a legkisebb raktári egységekben őrzött iratoknak legkisebb raktári egységeken belüli számbavétele, s a megállapított számadatoknak mind a segédletben, mind a legkisebb raktári egység külső burkolatán való feljegyzése. Mert legteljesebb mértékben elítélendő, hogy tudományos, gazdasági és politikai szempontból olyan nagy, sokszor felbecsülhetetlen értékek, mint a levéltárakban őrzött iratok, számbavétetlenül, darabszám szerinti nyilvántartás nélkül, csupán őrzőik becsületességére legyenek bizva. Viszont a kevésbé értékes, elveszés veszélyének alig kitett felszerelési tárgyakról, munkaerőt és a ráfordítandó időt nem sajnálva, évről-évre gondosan ellenőrzött leltárak és más számadások készülnek. Ami a kutatásnak levéltári segédletek készítésével /aló segítését illeti, az igények mások az olyan iratanyagnál, amely a hozzá rendelkezésre álló eredeti segédkönyvekkel (név, hely- és tárgymutatóké nyw el) el van látva, mert azoknak felhasználásával kielégítő módon kutatható, s mások az igények az olyan iratanyagot illetően, amelyhez nincs és nem is lesz más segédlet, mint amit a levéltár készít hozzá. Meggyőződésem, hogy akkor, amikor egy iratanyaghoz való segédlet készitéséről és arról van szó, hogy a készítendő segédlet milyen legyen, döntően kell, hogy érvényesüljön az emiitett ellátottság vagy hiány kérdése. Eredeti, kutatáshoz használható segédlettel el nem látott iratanyag esetében olyan segédlet készítését vélem szükségesnek, amely legalaposabb részletességgel feltüntetett minden olyan ügyfélét, amelynek eintézése során keletkezett iratok teljes egészükben, vagy csak részben, de a levéltárnak abban az iratanyagában vannak, amelyhez a segédlet készül, s amely segédletből meg' állapitható az is. hogy az adott ügyféle melyik legkisebbik raktári egység irataiban italálható. Tehát az eddig készített levéltári segédletekkel ellentétben minden egyes iratcsomóról felvilágosítást ad, hogy az iratcsomóban milyen ügyfélék iratait őrzi a, levéltár. Természetesen ez nem teszi fölöslegessé olyan segédlet készítését, amely egyes konlcrét ügyekre terjedően adja meg az ugyanilyen részletességű tájékoztatást, mert az előbbi csak ügyiélékről, az utóbbi pedig a konkrét ügyekről tartalmaz tájékoztató adatokat, s egymás létjogosultságát nem zárják ki, de készitési sorrend tekintetében az elsőnek emiitett segédlet Jöhet figyelembe, mert egyrészt gyorsabban elkészíthető, mint a konkrét ügyekről készülő segédlet, másrészt pedig addig is, míg az utóbbi elkészül, kon krét ügyek felkutatásához is segítséget nyújthat Ugyanis, na a keresett konkrét ügy keletkezésének éve és tárgya ismeretes, e segédlet alapján megállapítható, hogy abból az évből olyan tárgyú Iratokat melyik csomó vagy csomók tartalmaznak, s azokból kikereshetők. Véleményem szerint ennek a segédletnek tartalmaznia kellene: szorosan vett betűrendben az összes ügyféléket, s egy-egy ügyféle mellett azokat az adatokat, hogy az adott ügyfélére mely évbjSl, vagy évkörből, melyik iratcsomóban vagy csomókban találhatók iratok. Ez a segédlet mind a kutató, mind a levéltár szempontjából gyakorlatilag hasznosnak bizonyulhatna, mert ezekben az 44 (-